ERP là viết tắt của cụm từ Enterprise Resource Planning, có nghĩa là Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là phần mềm quản lý tổng thể, cho phép doanh nghiệp tự kiểm soát được trạng thái nguồn lực của mình, từ đó lên kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên này hợp lý nhờ vào các quy trình nghiệp vụ thiết lập trong hệ thống.
 
Ngoài ra ERP còn cung cấp cho doanh nghiệp một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên.
 
Trên thực tế, để có thể vận hành ERP một cách hiệu quả thực sự, doanh nghiệp cần triển khai hệ thống này ở tất cả các bộ phận và phòng ban, và nó có thể thay đổi gần như hoàn toàn phương thức hoạt động của tổ chức. Đây là một thách thức không nhỏ đối với doanh nghiệp
 
Với kinh nghiệm triển khai dự án ERP hơn 15 năm, tôi đúc rút ra các yếu tố quan trọng sau giúp cho việc triển khai dự án ERP thành công:
 
1. Xác định đúng nhu cầu và phạm vi nghiệp vụ cần triển khai
 
Chủ doanh nghiệp và các nhà điều hành cần nhận định rõ các khó khăn của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại cũng như những thách thức khi phát triển và cạnh tranh trong 3 đến 5 năm tới, từ đó xác định đúng nhu cầu đầu tư hệ thống ERP và xác định phạm vi nghiệp vụ ERP cần triển khai, để phù hợp với với lộ trình phát triển của doanh nghiệp và khả năng tiếp nhận và vận hành của đội ngũ nhân sự.
 
2. Lựa chọn đối tác triển khai phù hợp
 
Doanh nghiệp nên tìm đối tác đã có kinh nghiệm triển khai ERP thành công ở những doanh nghiệp cùng lĩnh vực với quy mô bằng hoặc lớn hơn công ty mình. 
 
Đối tác cũng cần hiểu rõ ngành nghề, các quy định của kế toán Việt Nam cũng như văn hóa doanh nghiệp Việt Nam để dễ dàng trao đổi, phối hợp và thảo luận trong quá trình xây dựng, chuyển giao giải pháp, đào tạo người dùng cuối và hỗ trợ khi hệ thống vận hành chính thức.
 
3. Nhân sự tham gia dự án 
 
Lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp và giám đốc các khối chức năng tham gia dự án càng nhiều thì tỷ lệ thành công càng cao.
 
Giám đốc dự án: Thông thường là tổng, phó tổng hoặc giám đốc chiến lược. Đây là người đưa ra các quyết định quan trọng trong các giai đoạn của dự án.
 
BPO (Business Process Owner): Thông thường là giám đốc các bộ phận, những người này tham gia để xét duyệt các quy trình sẽ vận hành trên hệ thống ERP và phân công nguồn lực để triển khai các quy trình đã thống nhất, đảm bảo khi vận hành hệ thống ERP thì các quy trình bên ngoài cũng đã được thay đổi, chuyển đổi và phù hợp với vận hành hệ thống ERP.
 
Quản trị dự án: Thông thường là CIO, CFO, quản trị dự án đã có kinh nghiệm triển khai ERP, là người có khả năng kết nối và phối hợp với các bộ phận để thực hiện triển khai dự án.
 
Người dùng chính (Key - Users): Là những người nắm rõ quy trình nghiệp vụ của phân hệ mình phụ trách, chuẩn hóa và chuyển đổi master data, chạy thử nghiệm hệ thống mới và chấp nhận hệ thống, đào tạo lại cho người dùng cuối cùng (End-Users).
 
4. Tuân thủ nghiêm ngặt quy trình triển khai và giải pháp chuẩn
 
Để đảm bảo triển khai thành công, sử dụng hiệu quả nguồn lực và giảm thiểu rủi ro khi triển khai ERP, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình triển khai của hãng ERP đã xây dựng. Quy trình triển khai được các hãng ERP xây dựng dựa vào tích lũy kinh nghiệm đã triển khai thành công cho hàng ngàn doanh nghiệp trên thế giới và được đúc kết lại. Tuân thủ quy trình là điều kiện tiên quyết để triển khai thành công dự án ERP.
 
Khi mua hệ thống ERP nghĩa là chúng ta đã mua các quy trình tích hợp và kinh nghiệm quản lý tiên tiến đạt chuẩn quốc tế, vì vậy doanh nghiệp muốn chuẩn hóa hoạt động sản xuất kinh doanh và mở rộng quy mô càng phải ứng dụng quy trình chuẩn, để thống nhất các chỉ tiêu quản trị và điều hành của toàn công ty, nhà máy, chi nhánh.
 
Để đảm bảo triển khai thành công, sử dụng hiệu quả nguồn lực và giảm thiểu rủi ro khi triển khai ERP, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình triển khai của hãng ERP đã xây dựng. Đây là điều kiện tiên quyết để triển khai thành công dự án ERP.
 
Quy trình triển khai được các hãng ERP xây dựng dựa vào tích lũy kinh nghiệm đã triển khai thành công cho hàng ngàn doanh nghiệp trên thế giới và được đúc kết lại. Khi mua hệ thống ERP nghĩa là chúng ta đã mua các quy trình tích hợp và kinh nghiệm quản lý tiên tiến đạt chuẩn quốc tế, vì vậy doanh nghiệp muốn chuẩn hóa hoạt động sản xuất kinh doanh và mở rộng quy mô càng phải ứng dụng quy trình chuẩn, để thống nhất các chỉ tiêu quản trị và điều hành của toàn công ty, nhà máy, chi nhánh.
 
5. Đào tạo và chuyển đổi hệ thống
 
Việc đào tạo nên theo dụng phương pháp train the trainer, nghĩa là đối tác triển khai sẽ đào tạo cho đội ngũ Key Users của doanh nghiệp để thực hiện thành thạo trên hệ thống và nhận bàn giao hệ thống, sau đó đội ngũ này sẽ đào tạo lại cho người dùng cuối (End Users) là toàn bộ nhân sự của công ty.
 
Phương pháp train the trainer giúp cho người dùng chính (Key Users) kiểm soát tốt hệ thống và sẽ làm chủ hệ thống khi đưa vào vận hành chính thức, người dùng chính sẽ đào tạo và hướng dẫn cho người mới khi có thay đổi bổ sung nhân sự.
 
Việc chuyển đổi hệ thống rất quan trọng, vì đây là dữ liệu danh mục (Master data) và số dư đầu kỳ được chuyển đổi đầu tiên vào hệ thống để vận hành chính thức hệ thống. Để chuyển đổi dữ liệu thành công và đảm bảo tính chính xác, chúng ta phải có ít nhất 3 lần chuyển trước khi đưa hệ thống vào vận hành chính thức.
 
Sau khi đã hoàn tất quá trình chuyển đổi, chúng ta sẽ chỉ vận hành duy nhất một hệ thống. Các giao dịch phát sinh phải nhập liệu và kiểm soát trên hệ thống ERP, kiểm soát công việc hàng ngày trên hệ thống ERP, tất cả các chứng từ và báo cáo in ra từ hệ thống ERP để có thể kiểm soát, luân chuyển và lưu trữ chứng từ.
 
Phạm Quang Chiến - Chuyên gia tư vấn giải pháp ERP
(Nội dung này đã được đăng trong Group FB Quản trị và Khởi nghiệp) 
DNSG
Xem Thêm >>
Mọi thông tin bài vở hoặc ý kiến đóng góp cũng như thắc mắc liên quan đến thị trường bất động sản xin gửi về địa chỉ email: banbientap@cafeland.vn; Đường dây nóng: 0942.825.711.

Ý kiến của bạn

ERP là viết tắt của cụm từ Enterprise Resource Planning, có nghĩa là Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là phần mềm quản lý tổng thể, cho phép doanh nghiệp tự kiểm soát được trạng thái nguồn lực của mình, từ đó lên kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên này hợp lý nhờ vào các quy trình nghiệp vụ thiết lập trong hệ thống.