Các văn phòng đang trở lại và “lợi hại hơn xưa”

Văn phòng tại gia đang bộc lộ hạn chế

Trong suốt các đợt phong tỏa và giãn cách do Covid-19, xu hướng làm việc tại nhà được các doanh nghiệp trên toàn cầu áp dụng triệt để nhằm duy trì hoạt động kinh doanh. Nhiều tập đoàn công nghệ còn chỉ ra hiệu quả kinh ngạc khi nhân viên được làm việc tại nhà và tiết kiệm chi phí đáng kể từ việc thuê văn phòng.

Tuy nhiên, văn phòng tại gia không phải là không có những hạn chế nhất định. Điển hình như tương tác giữa nhân viên giảm sút, khó quản lý nhóm làm việc từ xa, thách thức trong đào tạo nhân viên mới, giảm hiệu quả trong việc truyền bá văn hóa công ty. Không chỉ vậy, các cuộc họp trực tuyến thường có hiệu quả tốt hơn với các nhóm làm việc nhỏ thay vì nhóm lớn, và có thể bị gián đoạn do kết nối mạng hoặc các vấn đề kỹ thuật.

Về mặt phúc lợi và tinh thần của nhân viên, nhiều người đánh giá cao sự độc lập và cân bằng công việc – cuộc sống của mô hình làm việc từ xa, nhất là những người trẻ tuổi. Tuy nhiên, không ít người cho rằng làm việc tại nhà khiến họ trở nên căng thẳng và kiệt sức, đặc biệt là những người có con nhỏ hoặc có không gian nhà quá nhỏ để bố trí chỗ làm việc riêng.

Văn phòng linh hoạt lên ngôi

Đứng trước các lợi ích và thách thức của xu hướng làm việc mới, các công ty đang mềm dẻo khi lựa chọn mô hình kết hợp, cho phép nhân viên làm việc tại nhà đồng thời có thể đến văn phòng tùy theo nhu cầu. Điều này giúp các công ty tăng tính tương tác và sự gắn bó của nhân viên, cũng như xây dựng văn hóa doanh nghiệp tốt hơn. Nhiều công ty còn sử dụng văn phòng như một cách để thu hút nhân tài.

Theo các chuyên gia của Cushman & Wakefield, các doanh nghiệp có thể tìm kiếm khoảng 7 triệu m2 văn phòng trên khắp khu vực châu Á – Thái Bình Dương trong năm 2022. Ngành công nghệ và dịch vụ tài chính như quản lý tài sản, fintech, … đã trở thành động lực chính cho sự phục hồi của thị trường văn phòng trong năm 2021. Năm 2022, khi các công ty trong những lĩnh vực này tiếp tục mở rộng quy mô, thị trường văn phòng sẽ tiếp tục được hưởng lợi.

Chính trong bối cảnh này mà các văn phòng linh hoạt lên ngôi, đáp ứng nhu cầu về yếu tố xanh – sạch của các công ty sau đại dịch. Mô hình này đặc biệt hiệu quả và có lợi về chi phí cho những công ty khởi nghiệp, các doanh nghiệp nhỏ, hay thế hệ digital nomads – những người làm việc tự do và di chuyển nhiều nơi. Các văn phòng có thể bao gồm chỗ ngồi làm việc riêng trong không gian mở, các phòng họp nhỏ và lớn sử dụng theo giờ, và các tiện ích dùng chung (thiết bị máy tính và in ấn, khu vực phục vụ cà phê…) để khách hàng tiện sử dụng.

Vai trò của công nghệ

Nơi làm việc trong tương lai sẽ là sự kết nối giữa các yếu tố vật lý và công nghệ, giúp kiểm soát mật độ sử dụng, hiệu suất hoạt động, chi phí vận hành và lợi nhuận tốt hơn. Các văn phòng xanh và thông minh sẽ được ưu tiên phát triển và có tiềm năng thành công lớn nhờ đáp ứng tốt nhu cầu về một không gian linh hoạt và đầy đủ tiện ích cần thiết cho khách thuê.

“Khách sạn hóa” các văn phòng

Mô hình cho thuê ngắn hạn đang được nhiều văn phòng áp dụng để mang lại tính linh hoạt trong vận hành và gia tăng nguồn thu. Theo đó, khách hàng có thể thuê văn phòng trong thời gian ngắn hơn và chấm dứt hợp đồng sớm hơn trước đây. Thậm chí với các văn phòng linh hoạt, khách hàng có thể thuê không gian làm việc và họp hành theo giờ.

Mô hình thuê mới này cũng sẽ thay đổi mối quan hệ giữa các đơn vị quản lý và chủ sở hữu văn phòng. Ví dụ như, các hợp đồng thuê và quản lý giữa hai bên có thể dựa trên hiệu suất hoạt động và chia sẻ lợi nhuận phù hợp (tương tự như cách miễn phí thuê mặt bằng sàn thương mại đã có tại Việt Nam).