4 cách quản lý deadline với đội ngũ đa văn hóa

Từng làm việc với nhiều khách hàng doanh nghiệp trên khắp thế giới, Elizabeth Grace Saunders – chuyên gia về quản lý thời gian, tác giả cuốn How to Invest Your Time Like Money, nhà sáng lập hãng cung cấp dịch vụ hỗ trợ quản lý thời gian Real Life E Time – cho biết, những người đến từ những nền văn hóa khác nhau sẽ có những quan niệm khác nhau về sự kịp thời, sự đúng thời hạn. Việc không hiểu và không quản lý hiệu quả sự khác biệt này có thể khiến nhà quản lý cảm thấy thất vọng, căng thẳng và đôi khi dẫn đến quyết định… bỏ qua yếu tố deadline.

Hiện trạng không tìm được tiếng nói chung về vấn đề thời gian và những kỳ vọng liên tục không được đáp ứng còn có thể phá hủy nhanh chóng những mối quan hệ trong công việc.

Elizabeth Grace Saunders cho rằng 4 mẹo nhỏ sau đây có thể giúp những nhà quản lý làm việc hiệu quả hơn trong một môi trường làm việc đa văn hóa:

1. Chú trọng vào động cơ, sự nỗ lực của các cá nhân

Khi quản lý đội ngũ đa văn hóa, đừng kỳ vọng mỗi cá nhân có thể đồng quan điểm với bạn về bất kỳ vấn đề nào, hoặc họ sẽ hiểu các yêu cầu được đưa ra theo đúng cách hiểu của bạn. Họ có thể không cảm thấy việc hoàn thành một nhiệm vụ vào đúng một thời điểm nhất định là quan trọng, hoặc có thể không có xu hướng thông báo trực tiếp với bạn khi mọi việc chệch khỏi kế hoạch.

Hãy chú trọng vào động cơ làm việc và sự nỗ lực của nhân viên. Mỗi khi cảm thấy thất vọng và bắt đầu đánh giá nhân viên dưới góc độ khác biệt văn hóa, hãy dừng lại. Thay vào đó, hãy sử dụng sự đa dạng đó như một cơ hội để tìm hiểu điều gì đang thực sự xảy ra.

Ví dụ, khi yêu cầu nhân viên nộp bản báo cáo về tình trạng của một dự án và họ thực hiện trễ deadline, hãy “đàm phán” bằng cách kể câu chuyện của mình và gợi ý họ kể câu chuyện của họ:

“Tôi yêu cầu bạn nộp bản báo cáo vào trưa thứ Sáu bởi vì sau đó, tôi chỉ có đúng 2 giờ để xem xét nó trước khi họp với ban lãnh đạo. Nhưng rốt cuộc bạn lại nộp vào lúc 1h50, sau khi tôi phải liên lạc, đốc thúc rất nhiều lần, và tôi đã không có đủ thời gian để xem qua và báo cáo lại với cấp trên. Đã có chuyện gì xảy ra đột xuất khiến bạn không thể hoàn thành bản báo cáo đúng deadline không?”.

Sau đó, bạn có thể sẽ khám phá ra rằng nhân viên đó đã hoàn thành nhiệm vụ nhưng lại không cảm thấy thoải mái khi gửi bản báo cáo trước khi có sự chấp thuận của trưởng nhóm, hoặc họ cảm thấy sự tối đa hóa quy trình làm việc quan trọng hơn việc hoàn thành từng nhiệm vụ nhỏ đúng deadline.

Bằng cách đặt câu hỏi, bạn sẽ thấy được những góc nhìn cũng như những hệ giá trị của các thành viên trong đội ngũ, giúp bạn điều chỉnh hợp lý những yêu cầu trong tương lai và nhân viên sẽ tiếp cận hiệu quả hơn những yêu cầu của bạn.

2. Xác định rõ khung thời gian

Câu “Tôi sẽ ở đó khoảng 5 phút” hoặc “Tôi sẽ trả lời bạn vào ngày mai” mang hàm ý khác nhau đối với nhiều người. Đôi khi khái niệm “5 phút” của một số người lại mang ý nghĩa là… từ 20 phút đến 1 giờ và “ngày mai” chỉ là một cách nói về một thời điểm không xác định ở… tương lai gần.

Cách hiểu về nghĩa đen hoặc nghĩa bóng trong trường hợp này phản ánh hành vi khác nhau của những người đến từ các nền văn hóa khác nhau.

Do đó, khi quản lý một nhóm đa văn hóa, bạn phải nhận thức được sự khác biệt này và luôn phải xác định cũng như truyền đạt rõ ràng về khung thời gian trước khi tiến hành các phần việc tiếp theo trong kế hoạch, đặc biệt là trong trường hợp nhân viên đưa ra lời phản hồi không rõ ràng khi nhận nhiệm vụ.

3. Trừ hao thêm thời gian vào deadline

Có một số yếu tố cần phải chấp nhận khi làm việc với đội ngũ đa dạng văn hóa, như: sự xuất hiện của những ngày nghỉ lễ bạn không hề biết trước, có những tháng gần như mọi thành viên của đội đều trong kỳ nghỉ lễ, những phát sinh đột xuất về vấn đề hạ tầng kỹ thuật và công nghệ (nơi nhân viên đang làm việc bị cúp điện hoặc không có tín hiệu internet)…

Do đó, cộng thêm thời gian vào deadline luôn là một ý tưởng tốt. Thay vì đưa ra thời hạn 24 giờ, hãy nới ra thành 48 hoặc 72 giờ. Đối với những phần việc lớn hơn, thậm chí bạn còn phải nới thời gian ra nhiều hơn.

4. Thường xuyên theo dõi tiến độ công việc

Một trong những cách tốt nhất để vượt qua rào cản về giao tiếp và đảm bảo mọi thứ không bị “trật đường ray” là luôn nhìn vào thực tế công việc một cách thường xuyên.

Đừng chỉ đưa ra những câu hỏi chung chung vì có thể bạn sẽ nhận lại những phản hồi không rõ ràng. Hãy yêu cầu được xem các kết quả cụ thể, như một số liệu thống kê, một báo cáo về tình hình thực tế hoặc bất kỳ một dấu hiệu rõ ràng nào đó về tiến trình thực hiện công việc.