6 cách tiết kiệm thời gian cho doanh nhân trẻ

Nếu để các công việc kém quan trọng như kiểm tra email và trả lời các thắc mắc của khách hàng, thay thế các mục tiêu tổ chức và kinh doanh thì doanh nghiệp của bạn sẽ lạc lối. Như vậy, bạn sẽ không chỉ cảm thấy mệt mọi do phải liên tục theo đuổi mục tiêu mà chính công việc kinh doanh của bạn cũng bị tuột hậu.

Sau đây là 6 phương pháp đơn giản để thay đổi cách làm việc của bạn:

1. Lên kế hoạch cho một ngày

Rất nhiều người cho rằng, khi có quá nhiều công việc phải làm thì sẽ rất phí phạm thời gian nếu phải ngồi một chỗ và sắp xếp kế hoạch. Làm thế nào có thể tĩnh tâm cầm giấy, bút để tính toán khi mà mọi thứ đang “rượt” bạn? Nhưng trên thực tế, bạn nên giành từ 10 đến 15 phút vào mỗi buổi sáng sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn bạn tưởng. Nếu có thể, bạn nên lên kế hoạch cho ngày hôm sau trước khi kết thúc ngày làm việc. Mỗi ngày bạn đều phải suy tính, sắp xếp ưu tiên và xem xét kế hoạch trước khi bắt tay vào việc.

2. Làm cùng lúc

Nếu các công việc nào có thể hoàn thành cùng lúc thì bạn nên làm. Ví dụ, bạn có thể sắp xếp trình tự nhiều công việc lặt vặt để tiết kiệm được thời gian. Tổng kết toàn bộ các yêu cầu tài chính của mình và đến ngân hàng một lần trong tuần sẽ tốt hơn là 2 hay 3 lần. Luôn giữ bên mình danh mục các văn phòng phẩm cần thiết và ngừng lại mua nếu bắt gặp một cửa hàng trên đường đi.

3. Sử dụng dịch vụ chuyển phát

Các dịch vụ chuyển phát nhanh như FedEx sẽ giúp bạn nhận và phân phối những thứ cần thiết. Nhiều văn phòng phẩm có dịch vụ chuyển phát với một khoảng chi phí nhỏ. Ngoài ra còn một số dịch vụ khác bạn có thể sử dụng để tiết kiệm thời gian và nhiên liệu.

4. Nhờ giúp đỡ

Khi thực hiện một dự án lớn, phải mất hàng giờ để động não, hãy “đút lót” bạn bè hoặc người thân trong gia đình bằng một chầu bia, nhậu, pizza… để nhờ họ giúp những việc như đối chiếu và sắp xếp dữ liệu. Cách này sẽ giúp bạn hoàn thành một dự án chỉ trong một buổi chiều thay vì một tuần.

5. Ghi chép lại

Ghi chép lại các thông điệp hay thông tin nhắc nhở lên một mẫu giấy rồi dán nó lên tường thì rất dễ, nhưng không lâu sau, bức tường của bạn sẽ đầy ắp các mẫu giấy ghi chú. Thay vì vậy, bạn hãy mua một cuốn sổ tay, luôn đặt nó lên bàn làm việc, bên cạnh chiếc điện thoại để tiện xem lại. Bạn cũng nên mang cuốn sổ bên mình khi đi ra ngoài để giải quyết các công việc lặt vặt. Ngoài ra, bạn nên nhớ viết lại ngày tháng lên trang mới cho ngày mới và liệt kê tất cả những công việc cần làm trong ngày hôm đó. Hãy ghi chép lại những cái tên, số điện thoại và các ý tưởng vào quyển sổ này.

Một thời gian sau, nếu bạn muốn liên lạc với nhà cung cấp nào đó, bạn chỉ cần mở cuốn sổ ra. Ngay cả những chi tiết nhỏ trong yêu cầu của khách hàng, những gì bạn đã làm đều nằm trong cuốn sổ đó. Hơn nữa, cuốn sổ cũng rất hữu dụng khi đến kỳ nộp thuế khi đó bạn sẽ biết được mọi công việc, cuộc họp và mọi thông tin cần thiết để tính các khoản khấu trừ.

6. Nghỉ ngơi

Nếu bạn làm việc liên tục cả ngày, kể cả cuối tuần, bạn sẽ biết thế nào là nguyên tắc “bù trừ”. Thậm chí khi đó là công việc bạn yêu thích, nhưng bộ não vẫn có giới hạn của nó. Bạn phải nghỉ ít nhất một ngày trong tuần, hãy nghỉ ngơi một khoảng thời gian ngắn cứ mỗi vài giờ làm việc chẳng hạn như uống một tách cà phê và nhìn ra cửa sổ hay đi bộ quanh một đoạn ngắn quanh tòa nhà bạn làm việc để làm đầu óc thư giản. Như vậy bạn sẽ trở lại làm việc với đầy năng lượng hơn và sẵn sàng tiếp tục công việc.

Bạn cần tất cả thời gian để hoàn thành mục đích của mình. Những gợi ý trên là bước khởi đầu tốt, nhưng bạn nên hỏi thêm bạn bè, gia đình, đọc thêm sách và các bài báo về quản lý và tổ chức để biết được những cách khác. Chỉ cần một ý tưởng hay, bạn có thể tiết kiệm được nhiều giờ trong một tuần.