5 cách làm việc thông minh hơn, tiết kiệm thời gian hơn

Blake Snow - cây bút có hàng ngàn bài viết trên các ấn phẩm nổi tiếng - cho biết, trong quá trình nghiên cứu để viết cuốn sách đầu tiên của mình là Log Off: How to Stay Connected after Disconnecting (tạm dịch: Cách tái kết nối sau khi bị ngắt kết nối), điều quan trọng nhất ông học được là cách để làm được nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn.

Blake cho biết trong 5 năm đầu tiên làm nghề viết lách, ông thường cảm thấy tràn đầy năng lượng khi làm việc về đêm, và nghĩ rằng cách đó sẽ giúp ông nhanh chóng tiến xa hơn trong nghề này. Nó dĩ nhiên có hiệu quả tức thời, nhưng sau này ông nhận ra, khoảng thời gian đó, ông thường xuyên bị căng thẳng và gặp khó khăn trong việc tìm kiếm những cơ hội và ý tưởng lớn hơn.

Rồi ông quyết định dành ra một tuần để thay đổi nhiều cách tiếp cận cơ bản và cải thiện mối quan hệ với... công việc. Sau một tuần đó, ông gần như có sự đổi mới hoàn toàn về phương diện cá nhân, xã hội lẫn sự nghiệp.

Và sau đây là chia sẻ của Blake Snow về những cách đơn giản để bắt đầu làm việc thông minh hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn - kỹ năng làm việc hữu ích đối với bất kỳ ai:

1. Tránh sự phân tâm từ điện thoại

Trong vòng một tuần, tôi vô hiệu hóa tất cả các thông báo hình ảnh lẫn âm thanh trên điện thoại (trừ những thông tin từ vợ và con). Tôi không để cho một ứng dụng nào gián đoạn mạch làm việc, bao gồm cả email, mạng xã hội… Tôi chỉ cho phép điện thoại rung khi có cuộc gọi đến, vì đây vẫn là phương cách truyền tải của tất cả các công việc khẩn cấp.

Cách này cho phép tôi chủ động ra quyết định, chủ động chọn cách mình đầu tư thời gian và giữ cho tôi luôn tràn đầy năng lượng.

2. Thiết lập những giới hạn công nghệ thật nghiêm ngặt

Tôi thiết lập ra những giới hạn sử dụng và kiểm soát các thiết bị điện tử. Chẳng hạn, tôi bật tính năng “không làm phiền” (do not disturb) từ 9h tối đến 7h sáng mỗi ngày. Điện thoại sẽ chỉ báo trong trường hợp một số điện thoại gọi đến 3 lần liên tục.

Khi đi ngủ, tôi cũng đảm bảo rằng mình không cầm theo điện thoại, không làm việc hoặc tập trung vào những thứ có thể ảnh hưởng đến giấc ngủ.

Tất cả các ứng dụng, phần mềm, thiết bị mới đều bị tôi xem như thứ cần tránh xa, chỉ trừ khi chúng chứng minh được tính hữu dụng đối với tôi.

Và nhờ đó, tôi đã tiến đến bước không đụng đến công việc vào ban đêm, dịp cuối tuần hoặc kỳ nghỉ. Điều này cho phép tôi quay trở lại làm việc hứng khởi hơn và tràn đầy năng lượng hơn.

3. Giới hạn các “cam kết từ trong tiềm thức”

Có thể bạn đang đánh giá thấp tác động của những thông điệp từ các kênh kỹ thuật số mà bạn đã nhấn theo dõi hoặc đăng ký nhận tin nhắn. Thậm chí khi bạn không nhất thiết phải yêu thích một trong những nội dung đó, sự truyền tải đến bạn gần như liên tục sẽ tạo cho bạn có cảm giác cam kết từ trong tiềm thức: bạn có nghĩa vụ phải đọc hoặc xem nội dung đó.

Trường hợp điển hình là các chương trình truyền hình mới nhất, các dòng chảy thông tin vô tận từ mạng xã hội hoặc những dịch vụ khác mà bạn đã nhấn theo dõi.

Vì vậy, hãy chỉ tập trung vào những nguồn thông tin mà bạn thực sự yêu thích hoặc đánh giá cao giá trị mà chúng mang lại cho bạn.

4. Nói “Không” với những cuộc họp vào buổi sáng

Nhiều nghiên cứu cho thấy mọi người trở nên sáng tạo và làm việc với hiệu suất cao hơn vào buổi sáng, khi cơ thể và tâm trí họ ở trong trạng thái sảng khoái nhất. Điều này có nghĩa là, bạn nên tận dụng thật tốt buổi sáng bằng cách tập trung vào những phần việc nhiều thử thách hoặc cần cường độ suy nghĩ lớn.

Nếu có thể lựa chọn, hãy dành những cuộc họp không quá quan trọng vào buổi chiều. CEO Amazon – tỷ phú Jeff Bezos là một trong những người theo “trường phái” này.

5. Chú trọng nhiều hơn đến tiềm thức

Ở giai đoạn đầu sự nghiệp, để giải quyết các vấn đề của mình, tôi đã đọc hàng tá sách về kinh doanh và phát triển cá nhân. Nhưng ngoại trừ 2 hoặc 3 cuốn vẫn còn lưu lại trong đầu, tôi gần như quên hết những cuốn còn lại. Nghiên cứu gần đây từ Carnegie Mellon giải thích cho trường hợp này: những suy nghĩ trong tiềm thức thường giải quyết các vấn đề của chúng ta hiệu quả hơn so với suy nghĩ có ý thức – cách tiếp cận trực tiếp vào vấn đề.

Vì vậy, hãy thường xuyên trao cho não những “khoảng thở”, để nâng cao tiềm năng của nó khi quay trở lại và tìm ra giải pháp hiệu quả để giải quyết vấn đề.