Công nghệ 4.0 làm thay đổi tiến trình xử lý dữ liệu trong lĩnh vực bất động sản

Thu thập chính xác dữ liệu, đưa dữ liệu vào các bảng biểu thích hợp, duy trì dữ liệu được tích hợp trong cơ sở dữ liệu và sử dụng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ. Tất cả các khía cạnh này có thể được xử lý hiệu quả bằng cách kết hợp nhiều công nghệ khác nhau.

Cách mạng hóa công nghệ trong xử lý dữ liệu cho các công ty bất động sản

Dưới đây là bốn trong số nhiều công nghệ đã được áp dụng để chuyển đổi xử lý tài liệu trong lĩnh vực bất động sản.

1. Trí tuệ nhân tạo (AI)

AI chuyển đổi tiến trình xử lý tài liệu truyền thống tốn thời gian và chi phí cao sang quy trình xử lý tài liệu thông minh. Những công nghệ nhận dạng khác nhau được tận dụng để thu thập dữ liệu từ tài liệu một cách chính xác.

Chụp ảnh tài liệu tự động giúp giảm 52% khả năng xảy ra lỗi và giảm 35% chi phí phát sinh khi xử lý thủ công. Chữ ký số cho phép xử lý hợp đồng thông qua cơ chế xác minh từ xa. Công cụ Chatbots cải thiện tìm kiếm tài liệu và tạo điều kiện dễ dàng đăng tải các tài liệu.

AI giúp phân loại chính xác tài liệu dựa trên loại hình của chúng. Nó trích xuất phần dữ liệu cần thiết từ tài liệu và đặt đúng định dạng tại đúng vị trí.

2. Dữ liệu lớn

Quản lý thông tin thông minh là một tính năng quan trọng khác của tiến trình xử lý tài liệu hiệu quả. Khối lượng giao dịch lớn, sự đa dạng của các loại tài liệu chứa dữ liệu có cấu trúc và phi cấu trúc, đồng thời những yêu cầu về cơ chế thu thập dữ liệu tốc độ cao làm cho dữ liệu lớn trở thành một giải pháp lý tưởng để hỗ trợ quản lý thông tin thông minh (IIM).

Một trong những lợi ích lớn nhất của IIM là nó mang lại cơ hội không ngừng cho các nhà môi giới để tận dụng những phân tích từ Google Analytics và Machine Learning (sử dụng các thuật toán cho phép máy tính có thể học từ dữ liệu để thực hiện các công việc thay vì được lập trình một cách rõ ràng).

3. Công nghệ Blockchain

Một giải pháp hiệu quả cao, Blockchain là sự đảm bảo cho những thông tin bất động sản nhạy cảm. Các phương pháp dựa trên Blockchain mang lại các tính năng mạnh mẽ để giúp các công ty bất động sản xác minh chính xác vị trí tài liệu và có được thông tin chi tiết như là tài liệu được sửa đổi lần cuối lúc nào. Nó cũng phát hiện bất kỳ hành vi truy cập trái phép nào được thực hiện để thao túng tài liệu. Theo một cách nào đó, công nghệ mang lại sự minh bạch cho toàn bộ quá trình xử lý tài liệu.

4. Điện toán đám mây

Công nghệ này cung cấp một hình thức hoàn toàn không sử dụng giấy tờ để xử lý tài liệu. Điểm đáng chú ý của điện toán đám mây là nó có thể được các công ty bất động sản sử dụng làm Dịch vụ cơ sở hạ tầng đám mây (IAAS), Dịch vụ nền tảng đám mây (PAAS) hoặc Dịch vụ ứng dụng đám mây (SAAS).

Công ty nào đang tìm cách triển khai các dịch vụ đám mây không cần bận tâm về dung lượng lưu trữ, do nó được cung cấp bởi bên thứ ba. Các tài liệu được lưu trữ ở một vị trí trung tâm, cùng với siêu dữ liệu, được bảo mật thông qua chữ ký điện tử đảm bảo quyền tác giả, tính xác thực và tính chân thực của nội dung.

6 lợi ích của công nghệ hỗ trợ xử lý tài liệu trong lĩnh vực bất động sản

Các công ty bất động sản phải nỗ lực để áp dụng một số các công nghệ phù hợp và có kế hoạch quản lý chúng với các giao diện chính xác. Các công ty có thể xử lý tài liệu dựa trên công nghệ để tối đa hóa hiệu suất làm việc nhờ một số lợi ích sau:

1. Cải thiện hiệu quả

Các giải pháp dựa trên công nghệ cho phép giảm thiểu sai sót trong việc thu thập dữ liệu, cải thiện đáng kể các cơ chế xác thực và công nhận dữ liệu. Khi chất lượng dữ liệu được cải thiện, các phương pháp kiểm toán hiệu quả được thiết lập và đảm bảo dữ liệu còn nguyên vẹn và có sẵn ở dạng thích hợp trong mỗi giai đoạn. Hơn nữa, quản lý công nghệ hiệu quả cho phép truy cập vào toàn bộ phần lịch sử chỉnh sửa và tài liệu có thể được sửa đổi.

2. Tăng tính minh bạch

Với các hệ thống điện tử, hồ sơ được số hóa và minh bạch. Tại các giao diện quan trọng, có một cửa sổ chung để quản lý các hồ sơ, và được cung cấp quyền truy cập như nhau cho các bên hữu quan. Các hệ thống tạo điều kiện dễ dàng phê duyệt các tài liệu và chứng chỉ, không khiến chúng bị ràng buộc với quyền lực của con người.

3. Tăng cường bảo mật

Bảo mật các giao dịch, tài liệu và hồ sơ là mối quan tâm chính đối với các nhà môi giới. Sử dụng các tính năng bảo mật tân tiến trao quyền cho các nhà môi giới chỉ cho phép những người được ủy quyền truy cập. Điều này ngăn cản khả năng dữ liệu nhạy cảm của khách hàng trở thành ‘miếng mồi thơm ngon’ cho các hành vi gian lận.

4. Quản trị dữ liệu

Công nghệ hỗ trợ cho quản trị dữ liệu một cách minh bạch, bởi vì các nguyên tắc bảo mật được hướng dẫn ở mỗi cấp - tài liệu, hồ sơ, nhân viên hoặc cấp phòng ban. Với các tính năng thích hợp này, việc tuân thủ các tiêu chuẩn trong việc bảo mật dữ liệu trở nên dễ dàng.

5. Hợp tác và tuân thủ chặt chẽ

Các công nghệ xử lý tài liệu tạo điều kiện cho sự hợp tác giữa các bên giới hạn về mặt địa lý và cho phép chia sẻ thông tin an toàn. Người môi giới có thể khắc phục các hạn chế này của các tài liệu cứng thông qua các kho lưu trữ tài liệu trung tâm và trợ giúp dữ liệu để vượt qua các rào cản về địa lý.

6. Tích hợp liền mạch

Kết nối kỹ thuật số hiệu quả với các nhà cung cấp là yếu tố chính trong giải pháp xử lý tài liệu hiệu quả cao. Khách hàng được cấp quyền sẽ có thể kết nối với các hệ thống của công ty thông qua các ứng dụng di động để truy cập dữ liệu. Kết nối hiệu quả với các bên hữu quan quan trọng làm gia tăng sự tin tưởng giữa họ và thúc đẩy mối quan hệ chuyên nghiệp, lâu dài và bền vững.

Các công ty bất động sản đang cố gắng nâng tầm chuỗi giá trị của họ thì buộc phải tập trung vào việc áp dụng công nghệ vào tiến trình xử lý tài liệu nhanh và hiệu quả, đồng thời có thể tích hợp một số các công nghệ thích hợp với nhau để đảm bảo tối ưu hóa và gia tăng doanh thu.