Các doanh nghiệp đã làm gì để quy hoạch không gian văn phòng sau đại dịch Covid-19?

Trong khi một số công ty như Twitter và Square đã cam kết cho nhân viên làm việc từ xa trong thời gian dài, thì nhiều công ty khác đang cân nhắc về việc sử dụng không gian văn phòng trong tương lai. Rất nhiều câu hỏi đã được đặt ra cho vấn đề này.

Đại dịch đã tạo ra sự thay đổi lớn về cách thức và nơi làm việc. Ảnh hưởng của nó lên các doanh nghiệp có thể diễn ra trong thời gian dài. Từ một đến hai năm tới, các chiến lược bất động sản cần được thay đổi để đảm bảo việc sử dụng không gian linh hoạt và hợp lý. Trên thực tế, không gian văn phòng vẫn là một yếu tố thúc đẩy cho các chiến lược phát triển của một công ty.

Trong cuộc trò chuyện với các công ty khác nhau nằm trong danh sách Fortune 500, những chuyên gia của Forbes cho biết rằng một số doanh nghiệp đang kỳ vọng giảm quy mô danh mục đầu tư của họ lên tới 40% trong vòng 5 năm tiếp theo. Với các hình thức làm việc kiểu mới, sự linh hoạt của danh mục đầu tư tăng lên, qua đó tạo ra sự cân bằng giữa các hợp đồng cho thuê ngắn hạn và dài hạn. Điều này giúp giảm chi phí danh mục đầu tư và khuyến khích sử dụng chi phí tài sản cố định một cách khoa học hơn.

Khi nói đến các yếu tố ảnh hưởng tới việc đưa ra quyết định trên thị trường bất động sản thương mại, nhiều công ty sẽ bắt đầu bằng việc xác định các ưu tiên và tìm hiểu rõ vai trò của từng cá thể. Sau khi xác định được điều này cũng như hiểu cách từng yếu tố thay đổi ra sao trong tương lai, các nhà lãnh đạo sẽ lên kế hoạch cụ thể cho từng mảng, bao gồm các trụ sở chính, không gian linh hoạt, không gian làm việc chung và không gian văn phòng thực tế ảo.

Trước khi đại dịch Covid-19 bùng phát, có rất ít công ty nghĩ đến việc chuyển đổi hình thức từ làm việc tại văn phòng sang làm việc từ xa. Đây cũng là lý do biến các không gian văn phòng trở thành phần cốt lõi đảm nhiệm các chức năng chính của mỗi công ty.

Tuy nhiên, hiện tại đã có những sự thay đổi rõ rệt. Bất động sản thương mại đã chịu thiệt hại nặng nề trong năm 2020, kéo theo đó là hàng loạt diện tích văn phòng bị bỏ trống. Do đó, nhiều nhà lãnh đạo của các công ty lớn nhỏ trên toàn cầu đã lên kế hoạch đánh giá và quy hoạch lại diện tích văn phòng làm việc.

Theo những chuyên gia của Forbes, một số câu hỏi mà các nhà lãnh đạo thường đặt ra để đánh giá lại nhu cầu sử dụng không gian văn phòng cho cuộc sống sau đại dịch Covid-19 bao gồm: Mục đích sử dụng của văn phòng là gì? Những ai cần tới văn phòng làm việc và tần suất cũng như chức năng của từng bộ phận? Cách sắp xếp thời gian làm việc hợp lý? Quy mô của công ty sau đại dịch Covid-19 ra sao? Làm thế nào để vận hành và kiểm soát các khối văn phòng?

Để trả lời cho những câu hỏi trên, nhiều công ty đang tiến hành thử nghiệm mô hình phân tán, có nghĩa là phân bổ văn phòng làm việc chính thành ba loại không gian: làm việc tại nhà, làm việc tại các chi nhánh và làm việc tại trụ sở chính. Đi kèm với đó là điều chỉnh thời gian làm việc một cách linh hoạt hơn, qua đó góp phần tối đa hóa năng suất và tạo ra sự năng động trong công việc cho nhân viên.

Công nghệ chắc chắn là một yếu tố quan trọng trong việc thiết kế văn phòng làm việc trong năm tới. Năm 2020 đã chứng kiến sự bùng nổ và đột phá trong việc tích hợp công nghệ vào lĩnh vực bất động sản. Nhờ có công nghệ, các hoạt động kinh doanh trên thị trường bất động sản, bao gồm cả phân khúc thương mại vẫn được duy trì. Ngoài ra, những công nghệ sạch giúp đảm bảo sức khỏe cho con người cũng được các nhà lãnh đạo chú ý đến nhiều hơn trong bối cảnh đại dịch Covid-19 đang có diễn biến phức tạp. Chính vì vậy, các nhà lãnh đạo những doanh nghiệp giờ đây đều dành sự quan tâm nhất định đến yếu tố công nghệ mỗi khi thiết các các văn phòng.

Điều này đánh dấu một sự thay đổi to lớn trong lĩnh vực bất động sản. Hiện tại, định nghĩa về văn phòng làm việc đã khác trước rất nhiều. Những thay đổi trong thời gian qua sẽ trở thành yếu tố đẩy mạnh tốc độ quy hoạch không gian văn phòng của các công ty trong vòng một thập kỷ tới.