Những điều khoản quan trọng trong hợp đồng đại lý phân phối

Trong quá trình cung cấp dịch vụ, PLF nhận thấy doanh nghiệp khi ký kết loại hợp đồng này thường bỏ qua hoặc thỏa thuận không đầy đủ các nội dung sau:

Quyền sở hữu trí tuệ

Cần quy định cụ thể về các trường hợp nhà phân phối sử dụng tên nhãn hiệu, khẩu hiệu, hình ảnh sản phẩm của nhà cung cấp. Mục đích việc sử dụng này có thể nhằm kinh doanh, khuyến mại, quảng cáo hoặc các hoạt động tiếp thị khác,… Do đó, trong hợp đồng cần có điều khoản về quyền sở hữu trí tuệ, trong đó quy định chi tiết về các trường hợp nhà phân phối phải được nhà cung cấp chấp thuận trước khi sử dụng hoặc sử dụng mà không cần sự chấp thuận hay thông báo đến nhà cung cấp.

Bảo mật

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, các thông tin về kế hoạch bán sản phẩm, chiến dịch khuyến mãi, số liệu bán hàng,… cần được bảo mật. Do đó, nhà cung cấp cần quy định về việc bảo mật để đảm bảo nhà phân phối không được cung cấp một phần hay toàn bộ các thông tin này đến bên thứ ba. Ngoài ra, nhà phân phối có thể tự bảo vệ mình bằng cách chỉ cung cấp những thông tin thật sự cần thiết cho các đối tác, kèm theo đó là buộc nhà phân phối phải có cam kết bảo mật thông tin với nhà cung cấp.

Hoa hồng (chiết khấu)

Hợp đồng cần quy định cụ thể về tỷ lệ chiết khấu đối với nhà phân phối. Tùy theo từng hợp đồng có thể quy định tỷ lệ hoa hồng theo doanh số tháng hoặc quý. Ngoài ra, nhà cung cấp còn có thể quy định về mức hoa hồng theo cả doanh số tháng và quý đó.

Trong trường hợp nhà phân phối đạt chỉ tiêu doanh thu trong một số tháng nhất định hoặc theo năm thì nhà cung cấp có thể quy định về mức hoa hồng được nhận thêm.

Phương thức nhận hoa hồng cũng là một trong những vấn đề mà doanh nghiệp cần phải lưu ý. Cần quy định rõ hoa hồng sẽ được tính bằng theo tỷ lệ phần trăm hoặc con số cụ thể. Trong thực tiễn kinh doanh, có 2 phương thức nhận hoa hồng là hoa hồng sẽ được khấu trừ trực tiếp vào hóa đơn bán hàng (không được nhận bằng tiền) hoặc hoa hồng sẽ được nhận bằng tiền.

Đổi trả sản phẩm

Hợp đồng cần quy định về điều kiện hoàn trả hoặc đổi sản phẩm, mức giá hoàn trả/ đổi, thời gian hoàn trả/đổi, các tài liệu kèm theo, phương thức thanh toán, quy trình thực hiện ảnh hưởng của việc hoàn trả/đổi đến các điều khoản khác của hợp đồng,…

Khu vực phân phối

Khu vực phân phối cần được quy định cụ thể trong hợp đồng. Theo đó, bên phân phối có nghĩa vụ chỉ bán sản phẩm trong khu vực đã được chỉ định.

Trong trường hợp điều chỉnh phạm vi phân phối thì cần có sự thỏa thuận, thống nhất bằng văn bản của các bên.

Điều khoản cạnh tranh

Dựa theo khu vực phân phối nêu trên, nhà phân phối nên có yêu cầu trong phạm vi đã liệt kê, nhà cung cấp sẽ không phân phối hàng hóa đến thứ ba nào khác. Điều này nhằm đảm bảo về thị trường tiêu thụ đối với sản phẩm.

Mức tồn kho và xử lý hàng tồn kho

Hợp đồng phân phối thường quy định về việc nhà phân phối cần duy trì một số lượng hàng nhất định để đảm bảo cung ứng ra thị trường. Tuy nhiên, cần lưu ý về việc quy định mức hàng tồn kho cụ thể căn cứ vào tình hình kinh doanh, thị trường phân phối cho phù hợp. Bên cạnh đó, các bên cần thỏa thuận các điều khoản cụ thể về phương thức xử lý hàng tồn kho như giảm giá, tặng, đổi sản phẩm,…