Duy trì năng suất làm việc khi đi công tác

Do đó, khả năng tập trung vào những công việc cần ưu tiên khi đi lại là rất quan trọng đối với năng suất làm việc của tôi. Tôi có thể hoàn thành công việc thậm chí ngoài văn phòng của mình”.

Các doanh nhân thường mất đi năng suất làm việc do áp lực công việc và các chuyến công tác. Chỉ cần suy tính trước một chút là bạn có thể biến chuyến đi công tác trở nên có năng suất nhất.

Sau đây là 4 cách đảm bảo giúp bạn duy trì năng suất khi đi công tác:

1. Đặt toàn bộ lịch sự kiện vào cuốn lịch di động

Jason chia sẻ: “Trong hơn 12 năm qua, tôi liên tục chứng kiến nhiều người phải ‘vò đầu bức tóc’ tại sân bay hoặc chán chường và mệt mỏi trước bàn lễ tân của khách sạn chỉ vì quên đem theo các thông tin cần thiết khi đi đến nơi khác”.

Những thông tin như các chuyến bay, khách sạn và thuê xe đi lại đều phải luôn sẵn có bên mình và lấy ra dễ dàng khi cần. Nhờ vậy, bạn có thể tâp trung vào các công việc ưu tiên như khách hàng, các chiến lược kinh doanh và các bài viết.

Để làm được điều này, bạn cần thiết lập lịch cầm tay của mình với mọi chi tiết cần thiết để đăng ký vào khách sạn hay thủ tục xuống phi trường… Ví dụ, nếu bạn bắt chuyến bay đến New York vào lúc 8 giờ sáng, thì lịch của bạn nên có những thông tin như sau: "8am AA#34 LAX-JFK rl#: GUA37W." (Dãy số này bao gồm thời gian khởi hành, hãng và số máy bay, nới đi – đến và mã số xác nhận chuyến bay).

2. Giữ tất cả thông tin và ý tưởng ở duy nhất một chỗ

Bạn đạt được những thành công lớn trong kinh doanh nhờ vào ý tưởng và khả năng để ý hay phát triển. Vậy, bạn cần phải làm như vậy hiệu quả hơn, nhờ đó bạn có thể quyết định được điều nào cần chú ý nhất, hiệu quả nhất. Tuy nhiên, trên đường đi công tác, bạn rất dễ quên dần các ý tưởng.

Về vấn đề này, bạn có thể dùng các phần mềm hay ứng dụng cho phép theo dõi hình ảnh, ghi chú và các file âm thanh quan trọng ở một nơi. Khi nhận một danh thiếp từ ai đó, hãy ghi nhanh vào một tờ giấy nào đó, chẳng hạn như khăn ăn tại quầy bar, trong các buổi họp, bạn hãy ghi chú lại trên bất cứ tờ giấy nào, sau đó chụp lại thông tin đó bằng smartphone và gửi đến các ứng dụng lưu trữ nói trên.

3. Dùng bàn phím viết tắt trên smartphone để tiết kiệm thời gian

Đi đường đồng nghĩa với có ít thời gian theo dõi và hồi đáp email. Do đó, bạn cần cài đặt các phím tắt trên bàn phím của chiếc samartphone cũng như laptop của mình. Bạn có thể đặt hai hoặc ba ký tự tiêu biểu cho một số từ, câu hoặc thậm chí là cả một đoạn để trả lời cho những email hoặc câu hỏi thường nhận được.

Sau đây là một vài ký tự Jason đưa ví dụ:

em: email address (địa chỉ mail)

mo: my mobile phone # (Số điện thoại của tôi là…)

tu: thank you (Cảm ơn)

sig: your complete signature to add to the end of emails. (Consider making sig1, sig2, sig3 to have different levels of information to send as appropriate.) (Câu chào và chữ ký cuối thư – lưu ý đặt sig1, sig2, sig3… tùy theo mức độ trịnh trọng của thư để gửi cho phù hợp).

Jason chia sẻ: “Theo tông tin từ máy vi tính của tôi thì tôi đã dùng 15.022 chữ viết tắt và tổng cộng đã tiết kiệm được 2.853.202 lần gõ phím trong 5 năm. Thậm chí, với tốc độ gõ phím chữ viết tắt một giây, tôi đã tiết kiệm được khoang 792 giờ”.

4. Luôn offline khi trên đường về

Jason chia sẽ kinh nghiệm của ông như sau: “Khi trên đường trở về nhà ở Los Angeles, Tôi không dùng Wi-Fi trên máy bay. Mà thay vào đó, tôi dành thời gian để viết email trong suốt chuyến bay. Tôi làm như vậy là để có thể viết được đầy đủ các email cần thiết và đọc hết những mail gửi đến, đồng thời tôi cũng biết rằng tất cả sẻ được gửi đi khi tôi kết nối Internet”.

Bạn nên dùng những ứng dụng nào cho phép truy cập toàn bộ dữ liệu lưu trữ trong khi offline. Như vậy, bạn có thể hoàn thành công việc nhanh gấp hai lần so với ngồi trong văn phòng.

Khi làm như vậy, bạn sẽ tự do hưởng thụ chuyến đi về của mình. Đây là món quà lớn nhất dành cho mọi doanh nhân.