3 lời khuyên để có cuộc họp hiệu quả

“Lanh lợi” là một từ quan trọng trong “từ điển” của Richardson. Thế giới kinh doanh hay thay đổi yêu cầu mọi doanh nhân đều phải có sự lanh lợi, ông đưa ra một ví dụ về cuộc họp: “Nếu muốn có sự lanh lợi thì phải đối thoại nhiều, và để đối thoại nhiều thì phải họp nhiều. Cuộc họp hiệu quả đồng nghĩa với đối thoại hiệu quả và sự lanh lợi”.

Sau đây là 3 lời khuyên mà Richardson đưa ra cho người lãnh đạo cuộc họp:

1. Tạo tâm trạng

Theo Richardson, việc tạo tâm trạng giúp mọi người biết rằng đây sẽ là một cuộc họp có trọng tâm và sinh động. Ví dụ như làm một việc gì đó quan trọng trước buổi họp, như vậy người tham gia sẽ nhận thức được sự khẩn cấp của cuộc họp và không muốn đến trễ.

Một ví dụ khác từ vị CEO của công ty công nghệ nói trên, có lần ông bắt đầu buổi họp bằng việc thảo luận về productive paranoia (tạm dịch: sự suy diễn hữu ích) trong quyển Great by Choice của Jim Collins. Cụ thể là các lãnh đạo cao cấp của doanh nghiệp quá nhạy cảm đối với sự thay đổi và luôn hỏi: “Nếu… thì…”?

Richard chia sẻ: “Tôi muốn mọi người suy diễn một cách hiệu quả. Ví dụ như Kodak, BlackBerry và American Airlines, nếu trước đây các công ty này có sự suy diễn hiệu quả hơn một chút trong khi bàn luận, thì tình trạng sẽ không bi đát như hiện nay. Phương pháp này sẽ giúp mọi người không bao giờ tự mãn trong khi giao tiếp”.

2. Mở đầu cuộc họp

Đơn cử như việc một vị Phó Tổng Giám đốc marketing vừa mới trình bày chiến lược quảng bá thương hiệu cho cuộc triển lãm thương hiệu sắp tới. Nếu lúc này bạn hỏi có ai có ý kiến nào không, thì bầu không khí sẽ yên lặng như tờ, buổi họp đang “chết” dần.

Thay vì vậy, Richard đề nghị bạn nên yêu cầu mọi người giành một phút để viết ra các ý tưởng của mình. Sau đó, bạn hỏi ai sẽ là người xung phong đầu tiên. Ông nói: “Làm theo cách này, không ít thì nhiều, tôi đã mở lối cho cuộc họp và duy trì được năng lượng của cuộc họp. Do đó, tôi đã ngầm cho người tham gia thấy mình mong đợi ý kiến của tất cả mọi người, không ai bị bỏ sót”.

3. Tận dụng không gian tường

Khung cảnh phòng họp cũng là một vấn đề quyết định cảm giác chán chường hay thích thú của người tham gia. Richard chia sẻ: “Nếu chúng ta bước vào phòng điều khiển của một nhà máy điện hạt nhân, buồng lái của máy bay thương mại hay trung tâm chỉ huy quân đội, bạn sẽ thấy không có một bức tường nào xung quanh, vì chúng chẳng giúp ích gì khi bàn bạc và làm người khác thấy tù túng. Hơn nữa, ghế trong phòng họp phải thích hợp để người khác sẵn sàng đứng trên đôi chân của mình”.

Tất cả những điều trên đều xuất phát từ sự khéo léo và tinh tế.