AI là trợ thủ đắc lực trong vận hành tòa nhà văn phòng hiện đại

Khi nhiều công ty phân chia địa điểm và thời gian làm việc linh hoạt hơn, các công cụ AI có thể giúp tự động hóa việc lập kế hoạch và tối ưu hóa trải nghiệm của nhân viên trở nên cực kỳ cần thiết.

Chuyên gia Tony Josipovic của công ty tư vấn JLL cho biết AI có nhiều tiềm năng và ứng dụng, từ việc tối đa hóa không gian văn phòng theo nhu cầu hàng ngày, theo dõi và ghi lại các hoạt động tại văn phòng, lập kế hoạch cuộc họp, cho đến cung cấp các dịch vụ trợ giúp đặc biệt.

Ông nói: “AI bắt chước một loạt các nhiệm vụ và vị trí đang có tại các văn phòng”.

Các công cụ như VergeSense, sử dụng cả AI và cảm biến thông minh để giúp các công ty hiểu rõ hơn về cách người lao động sử dụng không gian văn phòng, năm ngoái đã huy động được 12 triệu đô la Mỹ và gần đây đã có thêm các khách hàng lớn như Cisco, Fresenius, Telus và Rapid7. Trong khi đó, GoSpace AI thu thập dữ liệu về cách không gian được sử dụng trên cơ sở thời gian thực và có thể phát triển các kịch bản tái phân bổ không gian khác nhau. Các kịch bản này có thể tối đa hóa kết nối tại nơi làm việc một cách nhanh chóng và dễ dàng, điều mà trước kia vốn rất nặng nề và tiêu tốn nhiều thời gian của các nhà lập kế hoạch.

Josipovic nói: “Chúng ta đang ở trong một môi trường làm việc linh hoạt hơn bao giờ hết. Việc sử dụng không gian làm việc thường không ổn định và ít có thể dự báo trước được, nhưng lại luôn cần lập kế hoạch sử dụng chính xác để tránh lãng phí tài nguyên. Thực trạng này đang mở ra cánh cửa phát triển cho AI”.

Đưa AI lên một tầm cao mới

Matt Robertson, Giám đốc Công nghệ Khu vực EMEA tại JLL, cho biết: “Các ứng dụng AI trong bất động sản từng bị hạn chế do đây là “loại tài sản cực kỳ phức tạp và tạo ra nhiều dữ liệu đa dạng khó kiểm soát”.

Nhưng cách thức sử dụng văn phòng và dữ liệu về việc sử dụng văn phòng đang thay đổi. AI có thể hỗ trợ cả người dùng và người lập kế hoạch đưa ra các phương án về thời gian làm việc. Công cụ này sẽ thông báo cho người dùng về thời gian sử dụng văn phòng của những khách hàng khác và hỏi họ có muốn đến văn phòng vào ngày đó hay không.

Trong tương lai, các thuật toán AI thậm chí có thể giúp nhân viên văn phòng giữ kết nối trong quá trình làm việc từ xa, suy luận những công việc mọi người đang làm và đưa ra các hỗ trợ cần thiết.

Tuy nhiên, AI không chỉ là công cụ để nâng cao trải nghiệm của nhân viên.

Mark Lofting, Giám đốc cấp cao của EMEA về chiến lược sử dụng văn phòng làm việc tại JLL cho biết: “Khả năng biết số lượng người và thời gian họ có mặt tại một văn phòng sẽ giảm thiểu việc lãng phí năng lượng và không gian. Về lâu dài, điều này tăng thêm tuổi thọ của tòa nhà và tiết kiệm chi phí vận hành”.

Điều tiết các thay đổi

AI là một công cụ “ở hậu trường” có giá trị trong việc quản lý các tòa nhà. Các công nghệ như AI Smart Eye có thể phát hiện các tình huống bất thường như vật thể khả nghi, thang máy ngừng hoạt động hoặc trường hợp hỏa hoạn.

Theo cuộc khảo sát các nhà quản lý cơ sở, an ninh và CNTT vào năm ngoái của công ty phân tích Omdia, 87% người được hỏi cho rằng AI sẽ trở thành một yếu tố cần thiết trong quản lý tòa nhà thông minh.

David Whiteley, trưởng bộ phận bán hàng và giải pháp của công ty Integral trực thuộc JLL, cho biết các nhóm quản lý bất động sản đang nỗ lực đưa AI tham gia nhiều hơn vào việc vận hành tòa nhà và dự báo lỗi vận hành.

Ông nói: “AI có thể giúp khách hàng hiểu nhu cầu của tòa nhà, chẳng hạn như về nhiệt độ phòng và điều hòa không khí. Thời gian, thường là khoảng hai quý kinh doanh, là cần thiết để các hệ thống AI thực sự hiểu về các mùa trong năm. Nhưng một khi đạt được điều này, tiềm năng cho AI trong việc dự báo lỗi vận hành là rất đáng kể”.

Whiteley nói: “Vai trò khai thác dữ liệu có thể được giao cho AI. Điều này khiến việc quản lý trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, thay vì phải có đội ngũ đông đảo túc trực tại tòa nhà”.

Hiện tại, AI có thể đang ở giai đoạn sơ khai nhưng khi các văn phòng trở nên số hóa hơn và cách thức làm việc tiếp tục thay đổi, vai trò của AI trong việc quản lý cả nơi làm việc và con người sẽ phát triển mạnh mẽ.

Josipovic kết luận: “Không ai có thể đoán trước được bức tranh tương lai này. Nhưng điều rõ ràng là với AI, cuộc sống của cả nhà quản lý tòa nhà và khách thuê đều trở nên thông minh hơn và linh hoạt hơn”.