1. Lên khung nội dung và các điểm chính cần thảo luận
Việc thiếu mục đích rõ ràng sẽ làm cuộc họp kéo dài hơn nhiều so với dự kiến. Trước khi bắt đầu họp, người chủ trì cần cho mọi người biết đâu là mục tiêu chính và lộ trình các trọng tâm cần thảo luận.
Mọi người nên tập trung suy nghĩ, giải quyết các vấn đề sau đó hãy trao đổi với nhau vào giữa cuộc họp.
2. Tìm thư ký cuộc họp
Người chủ trì sẽ không thể điều khiển cuộc họp thành công nếu phải làm nhiều việc cùng một lúc. Do đó, mỗi cuộc họp cần một thư ký chuẩn bị những công việc liên quan đến kỹ thuật như máy chiếu, soạn tài liệu trình bày và đảm bảo cuộc họp đi đúng lộ trình đã đề ra.
3. Để người am hiểu dẫn dắt thảo luận
Nếu một thành viên nào đó trong phòng họp có nhiều thông tin về chủ đề đang thảo luận thì hãy để họ dẫn dắt phần đó. Điều này sẽ giúp đẩy nhanh tốc độ họp khi người chủ trì không bị rối và mọi người cũng tập trung để thảo luận hơn.
4. Thiết lập nguyên tắc thảo luận
Pryce-Jones cho rằng sự bất mãn sẽ gia tăng khi thành viên tham gia giữ lại ý kiến của mình vì không muốn tranh mất phần chia sẻ của người khác. Điều này sẽ làm mọi người không thể thảo luận rốt ráo các khía cạnh khác nhau của vấn đề.
Để hạn chế, người chủ trì có thể phân bố sao cho các thành viên tham gia đều có cơ hội bày tỏ quan điểm của mình. Mặt khác, thư ký buổi họp chịu trách nhiệm nhắc nhở các thành viên đang lơ đãng hoặc phát biểu dông dài. Đừng để sự khách sáo ngăn cản tiến độ hoàn thành của cuộc họp.
5. Chỉ họp với những người có liên quan
Dấu hiện cho thấy cuộc họp đang không đi đúng trọng tâm là khi người chủ trì dù rất cố gắng nhưng chỉ có một số ít thành viên tham gia thảo luận, đa số các thành viên còn lại đều ngồi kiểm tra email, lướt web, sử dụng Facebook trên điện thoại di động hoặc máy tính bảng cá nhân.
Để tránh mất thời gian, hãy chỉ họp với những người có liên quan trực tiếp đến vấn đề cần bàn thảo, bất kể số lượng thành viên tham gia thảo luận là bao nhiêu.
6. Đo lường hiệu quả sau mỗi buổi họp
Giao tiếp là chìa khóa cho những cuộc họp thành công, đặc biệt nếu bạn đã có kinh nghiệm trong việc tìm hiểu nhu cầu của các thành viên tham gia thảo luận.
Nếu bạn đã thử cắt giảm thời gian họp thì hãy hỏi ý kiến các thành viên xem họ có thấy cuộc họp diễn ra suôn sẻ không, mục tiêu đề ra ban đầu đã được xử lý triệt để chưa.
Hãy trực tiếp đo lường bằng cách hỏi hoặc đề nghị các thành viên tham gia đóng góp ý kiến để cải thiện chất lượng cuộc họp hơn là dựa vào cảm nhận riêng của người chủ trì.
7. Thay đổi không gian họp
Những cuộc họp định kỳ có thể trở nên hình thức, nhàm chán và thiếu hiệu quả. Để tạo cảm giác đổi mới cho các thành viên, thỉnh thoảng nên thay đổi không gian họp để lấy lại năng lượng và những ý tưởng mới. Bạn có thể thử chuyển sang họp ở một quán cafe hay không gian ngoài trời phù hợp gần cơ quan.
Nhưng trước tiên hãy hỏi xem mọi người có thích thay đổi không khí một chút không. Nếu họ không hứng thú với đề nghị này lắm thì bạn có thể thử vào lần khác.
-
Câu chuyện về gã khổng lồ Walmart và 10 bí quyết quản trị của Mr. Sam
19/08/2020 9:14 AMWalmart như chúng ta biết ngày nay đã phát triển từ các mục tiêu của Sam Walton về giá trị tuyệt vời và dịch vụ khách hàng tuyệt hảo. Niềm tin vào khả năng lãnh đạo thực thụ dựa trên sự tâm huyết với khách hàng, là nguyên tắc mà Walmart đã xây dựng và thúc đẩy các quyết định của công ty trong 50 năm qua. Lịch sử của Walmart gắn liền với câu chuyện của chính Sam Walton và rất tương lai của nhiều doanh nghiệp cũng sẽ được bắt nguồn từ các nguyên tắc quản trị của “Mr. Sam.”
-
10 bí quyết quản trị "đắt như vàng" của người Mỹ giàu nhất trong lịch sử John D. Rockefeller
14/08/2020 11:23 AMRất lâu trước khi Jeff Bezos lên ngôi người giàu nhất thế giới, vị trí đó từng thuộc về tỷ phú John D. Rockefeller - người Mỹ giàu nhất trong lịch sử với những bí quyết quản trị "đắt như vàng".
-
Công ty triệu đô, 0 nhân viên chính thức và bí quyết quản trị tinh gọn
12/11/2019 8:39 AMTrước đây, Zhou từng điều hành một nhóm 7 người và thành lập một startup. Tuy nhiên cô nhanh chóng chán nản và phát phiền với văn hóa công sở và những đội nhóm.
-
10 bí quyết quản trị đắt như vàng của người Mỹ giàu nhất trong lịch sử - John D. Rockefeller
10/08/2018 4:57 PMRất lâu trước khi Jeff Bezos lên ngôi người giàu nhất thế giới, vị trí đó từng thuộc về tỷ phú John D. Rockefeller - ông trùm dầu mỏ của Mỹ với những bí quyết quản trị vô cùng thành công.
-
Bí quyết quản trị của vợ chồng chủ thương hiệu kim chi Ông Kim’s
05/06/2018 3:13 PMMô hình quản trị gia đình không phải thật sự là xấu nhưng phải biết giới hạn và công ty phải là công ty
-
3 bí quyết thu phục lòng người của nhà quản trị
11/10/2017 2:31 PMNhững nhà quản trị hành xử quên mình, quan tâm về đồng nghiệp hơn bản thân sẽ khiến nhân viên tin tưởng, hợp tác, dấn thân, trung thành, có trách nhiệm và quyết tâm hơn.