6 cách giúp khởi nghiệp quản lý thời gian hiệu quả

1. Lập danh sách công việc và làm theo

Muốn tiết kiệm được thời gian và sử dụng chúng hiệu quả thì các founder cần xác định lại xem thời gian của mình đang được sử dụng như thế nào. Cách tốt nhất là lập một danh sách những công việc phải làm (to do list) theo ngày, tháng, quý và định ra những khoảng thời gian nhất định để làm những công việc này.

Đối với những dự án có khối lượng công việc lớn, hãy chia nhỏ theo từng giai đoạn. Danh sách càng chi tiết sẽ càng dễ quản lý, không bỏ sót việc nào và không cảm thấy nặng nề với những công việc lớn. Ví dụ: thay vì viết “Lập kế hoạch hoàn thiện sản phẩm A”, các founder nên viết chi tiết như “Xem lại danh sách những lỗi sản phẩm” “Tiến hành fix lỗi” ”Tiến hành test sản phẩm”… và sử dụng những ký tự để đánh dấu công việc cần ưu tiên làm trước

2. Không nên nên làm nhiều việc cùng lúc

Bộ não của con người chỉ đủ khả năng hoàn thành tốt nhất một công việc một lúc, với mỗi công việc thêm vào, độ chính xác của từng công việc sẽ giảm dần trong khi vẫn phải mất một lượng thời gian tương ứng để hoàn thiện từng công việc, thậm chí còn mất nhiều thời gian hơn so với việc làm tuần tự.

Một số founder vẫn thường xuyên viết email trong khi gọi điện với đối tác, thậm chí còn đang “skype” với nhân viên và cho rằng mình đang tận dụng rất tốt quỹ thời gian ít ỏi. Nhưng thực tế không phải vậy, số thời gian làm nhiều việc cùng lúc không hề giảm đi trong khi sự sai sót lại tăng lên do não bộ không thể tập trung tối đa.

Vì thế, nên tập trung giải quyết theo tuần tự sẽ làm tăng tính hiệu quả và chất lượng công việc.

3. Tập trung tối đa

Những yếu tố gây xao nhãng luôn là kẻ thủ của khởi nghiệp. Sự phân tâm sẽ lấy đi một khoản thời gian không nhiều trong một thời điểm nhưng nó sẽ khiến các founder phải giật mình khi nhận ra rằng: đến cuối ngày rồi mà bản thân vẫn chưa làm được gì.

Những yếu tố có thể gây xao nhãng nhất là mạng xã hội, email, điện thoại không liên quan đến công việc. Cần có thái độ dứt khoát như không mở hòm thư, mạng xã hội cho đến khi xong công việc. Cách này có thể hơi cực đoan nhưng là điều cần thiết nếu như khởi nghiệp luôn bị những yếu tố gây xao nhãng chi phối.

4. Ủy thác công việc

Những công việc khác nhau cần được làm bởi những cá nhân, nhóm chuyên biệt. Phân định công việc rõ ràng và giao lại cho các nhóm là cách để giảm tải cho founder và gia tăng hiệu quả.

Những công ty khởi nghiệp thường chưa có bộ máy và quy trình làm việc thống nhất, có rất nhiều việc phát sinh và đôi khi chính founder là người phải ôm đồm thêm những công việc đó. Để sử dụng tốt thời gian của mình, khởi nghiệp nên đánh giá công việc và giao cho những cá nhân khác có khả năng. Điều này sẽ giúp khởi nghiệp không bị mất tập trung và tăng khả năng chủ động của những cá nhân khác trong công ty.

5. Sử dụng lợi thế của công nghệ

Những ứng dụng trên điện thoại, máy tính hiện nay luôn được thiết kế để con người có thể làm việc một cách đơn giản hơn và hiệu quả hơn. Những công việc truyền thống như kế toán, tài chính, quản lý danh sách khách hàng, quản lý đầu mục công việc v.v..nên được áp dụng những giải pháp công nghệ để làm giảm thời gian mà vẫn đảm bảo tốt năng suất công việc.

6. Nên dành thời gian giải lao

Không ai có thể tập trung làm việc với năng suất cao mà không dành cho bộ não của mình đôi chút thời gian để nghỉ ngơi và nạp năng lượng.

Vì vậy, khởi nghiệp không nên cho rằng giải lao là lãng phí thời gian mà hãy coi đó như là một cách tốt nhất để “F5” lại bộ não. Giờ giải lao sau khi hoàn thành một công việc có thể đem lại sự thoải mái và tư duy sáng tạo hơn, có thể là uống cafe, nói chuyện phiếm với nhân viên, nghe một bài nhạc.v.v..