Hoa hậu Thu Thủy: Kinh doanh cũng giống như đứa trẻ tập đi

Thu Thủy chia sẻ điều này nhân việc một người bạn bị thiệt thòi về tiền bạc khi doanh, do ít có kinh nghiệm quản lý. Cô cho biết đây là những kinh nghiệm cá nhân, viết ra cũng là để tự nhắc nhở bản thân mình khi kinh doanh.

Ngày xưa hồi mới lập nghiệp, tài chính kế toán với mình là một khái niệm rất cao siêu mờ ảo. Mình sợ các khái niệm tài chính, sợ đọc báo cáo, không hiểu gì về kế toán và luôn luôn giao phó việc quản lý tài chính và sổ sách tiền bạc cho một vài người nào đó mà mình tin tưởng (hoặc buộc lòng phải tin tưởng).

Sau tiến thêm một bước, mình đi học các lớp học về quản trị tài chính, thậm chí từng đăng ký và đi học tại chức kế toán một thời gian, nhưng rồi đâu vẫn vào đấy. Mình vẫn mất tiền, không hiểu gì về kế toán, đầu tư linh tinh, sa vào cái bẫy thiếu tiền mặt nghiêm trọng của mọi doanh nghiệp không biết quản lý tài chính.

Sau nhiều lần mất tiền, sạt nghiệp rồi đứng lên gây dựng lại từ đầu, mình thấy rất cần chia sẻ một số quan điểm và nguyên tắc về quản trị tài chính và kế toán cho các bạn có cùng mối quan tâm, rất mong các bạn đóng góp ý kiến để hoàn thiện hơn. Suy cho cùng thì việc kinh doanh với mỗi người cũng như một đứa trẻ tập đi, tập ăn tập nói, dù được thừa hưởng hay tự tay xây dựng, dù được giáo dục trong hoàn cảnh nào, sinh ra và phát triển trong gia đình giàu nghèo khác nhau, nhưng người chủ doanh nghiệp vẫn phải tự học cách đứng vững trên đôi chân của mình bằng các bài học sửa sai - sai sửa và các cú vấp ngã đau thương.

Hoa hậu Việt Nam 1994 - Nguyễn Thu Thủy hiện là một doanh nhân thành đạt.

Cách tốt nhất để quản lý nhân viên kế toán và quản lý chính mình là biết cách xây dựng hệ thống báo cáo hàng tháng. Làm như vậy sẽ giảm thiểu được việc thất thoát tiền từ nhân viên (rất ít nhân viên có đủ năng lực để ăn cắp tiền có hệ thống và xoá dấu vết trong các báo cáo tài chính đều đặn, nếu có, họ đã trở thành các siêu lừa đảo trong những thương vụ lớn, hoặc đi làm chủ doanh nghiệp lâu rồi).

Có 3 loại báo cáo mà chủ doanh nghiệp cần phải đọc hiểu kỹ càng mỗi tháng để bắt bệnh cho doanh nghiệp mình và định hướng tương lai của doanh nghiệp:

- Báo cáo tài sản Nợ/Có

Báo cáo này phản ánh tình trạng sử dụng tài sản của doanh nghiệp, cho bạn biết về hàng tồn kho, về các khoản phải thu, khoản phải trả. Nhờ có báo cáo này, bạn cũng sẽ đánh giá được năng lực của nhân viên kế toán và xem họ hiểu và theo sát doanh nghiệp mình đến đâu. Đây là loại báo cáo các bạn nhân viên kế toán rất lười làm, vì phần kiểm kê và đánh giá tài sản hàng tháng là phần rất ngại. Nhiều nơi thường trì hoãn 3 tháng hoặc 6 tháng hoặc có khi một năm mới làm báo cáo này một lần. Nhưng nếu bạn chịu khó ngồi cùng nhân viên làm báo cáo và xem kỹ nó từng tháng một, bạn sẽ hiểu kỹ càng về doanh nghiệp mình và làm sao để nó hoạt động hiệu quả nhất.

- Báo cáo hoạt động kinh doanh Lãi/Lỗ:

Đây là báo cáo doanh nghiệp nào cũng phải có hàng tháng vì phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Có mấy vấn đề có thể xảy ra với bản báo cáo này là doanh nghiệp lãi giả lỗ thật (không chỉ xảy ra với doanh nghiệp Nhà nước), hoặc không thể tính được một số loại chi phí hoặc có một vài loại chi phí hạch toán sai.

Cách khắc phục duy nhất các vấn đề trên là: làm báo cáo đều đặn, mổ xẻ chi tiết và đi đến cùng với các con số. Giống như ta làm bài tập toán vậy. Làm đi làm lại nhiều lần bạn sẽ tự tìm ra giải pháp và đáp án đúng nhất cho doanh nghiệp mình.

- Báo cáo lưu chuyển tiền (cashflow):

Đây là loại báo cáo mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường bỏ qua, và hầu hết các doanh nghiệp sa vào cơn khủng hoảng thiếu tiền mặt vì đã coi thường báo cáo này.

Nôm na hiểu tiền như một dòng nước, doanh nghiệp là một cái bể chứa nước với hệ thống điều khiển van xả. Nước cạn kiệt thì doanh nghiệp sa sút, nước tù đọng nhiều quá thì sinh rong rêu, bệnh tật. Báo cáo lưu chuyển tiền giống như một handbook cho người điều khiển van, lúc nào cần khoá, lúc nào cần mở van xả nào trong hệ thống để duy trì dòng nước vào ra lưu chuyển đều đặn, giữ được nước trong sạch và ở đúng mức yêu cầu, không tràn đầy lãng phí cũng như không cạn kiệt.

Cách lập 3 loại báo cáo này và cách đọc, phân tích báo cáo có trong bất cứ giáo trình tài chính kế toán doanh nghiệp cơ bản nào. Các bạn nên tìm đọc sách sử dụng các thuật ngữ và các khái niệm tài chính kế toán đơn giản cho đỡ nhức đầu, nhất là các bạn nhân viên kế toán rất hay doạ chủ doanh nghiệp với các bảng biểu và câu chữ loằng ngoằng. Kinh nghiệm cá nhân mình là mình tự lập bảng mẫu trước, tự nghĩ ra các hệ thống từ ngữ chuẩn rồi quy định trong cả công ty là sẽ từ đó xây dựng, bổ sung điều chỉnh dần, chứ mình không để cho các bạn kế toán kéo mình rơi vào ma trận các con số và các thuật ngữ chuyên môn rối rắm để mô tả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình đang quản lý.

Nhiều khi trong một công ty mà nói một thứ ngôn ngữ chung cũng khó lắm.