Văn phòng ảo, chiếc phao cứu sinh của cộng đồng start-ups thời dịch

Ảnh minh hoạ

Theo dự báo của Savills, tính đến năm 2024, thế hệ millennials sẽ chiếm 75% lực lượng lao động. Các lựa chọn làm việc từ nhà, cách thiết kế văn phòng, các tiện ích bổ sung dành cho văn phòng đang là những khái niệm thu hút.

Báo cáo Tổng quan thị trường bất động sản quý 1/2021 cho thấy, lĩnh vực văn phòng Hà Nội có những hoạt động tích cực.

Nguồn cung văn phòng trong quý 1 trên 2 triệu m2, tăng 3% theo quý và 10% theo năm với công suất cho thuê giữ ổn định tại mức 89%.

Đáng chú ý, lĩnh vực này cũng ghi nhận những thay đổi để bắt kịp với xu hướng sử dụng văn phòng trên thế giới, trong đó bao gồm nguồn cầu thay đổi đối với văn phòng linh hoạt, văn phòng chia sẻ (co-working) và văn phòng ảo.

Khi mọi người đều có thể sở hữu một bàn làm việc và máy tính cá nhân – những yếu tố cơ bản của văn phòng – tại nhà, thì nhu cầu cho văn phòng giờ đây không chỉ dừng lại ở việc đáp ứng yêu cầu làm việc tối thiểu, mà còn phải tích hợp trong một môi trường dịch vụ, tạo ra trải nghiệm, tính cộng đồng và đảm bảo sự cân bằng giữa công việc và đời sống cho người sử dụng.

Khác với những thiết kế văn phòng truyền thống cùng khu vực chỗ ngồi cố định và khu vực làm việc chung bị giới hạn, nhiều công ty hiện đã yêu cầu sự linh hoạt trong thiết kế văn phòng để tạo ra cơ hội hợp tác và giao lưu giữa các nhân sự hay phòng ban.

Một điểm đáng lưu ý khác của thị trường văn phòng trong và sau đại dịch Covid-19 là sự quan tâm đối với của co-working.

Các chuyên gia nhận định, co-working và văn phòng truyền thống không quá cạnh tranh trực tiếp với nhau. Đối tượng sử dụng chính của co-working thường là start-ups, công ty mới được thành lập và các lao động tự do.

Lý do mô hình này thu hút là bởi co-working cho phép họ lựa chọn làm việc độc lập trong không gian riêng hoặc trò chuyện, trao đổi và chia sẻ ý tưởng với những người đồng quan điểm.

Tuy nhiên, co-working cũng tồn tại những điểm hạn chế nhất định so với mô hình văn phòng truyền thống.

Bà Hoàng Nguyệt Minh, Giám đốc Bộ phận Cho thuê Thương mại của Savills Hà Nội, cho biết co-working là xu hướng phù hợp với các bạn trẻ thích làm việc ở ngoài, tại những nơi mà môi trường làm việc linh động hơn.

Phân khúc này phù hợp với các công ty start-up hoặc các cá nhân làm việc tự do.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp có trên 30 nhân sự sẽ quan tâm nhiều hơn đến việc tạo dựng văn hóa doanh nghiệp, thay vì chú trọng linh hoạt về chỗ ngồi.

Co-woking thuận lợi cho việc linh động, nhưng không thể hỗ trợ việc xây dựng văn hóa công ty vậy nên mô hình này không phù hợp với các công ty có dự định hoạt động lâu dài.

Theo bà Minh, hiện nay, các văn phòng hạng B và C đang đạt tỷ lệ lấp đầy cao nhất thị trường, một phần là do nhiều doanh nghiệp cần có mô hình văn phòng lớn, dao động khoảng 1.000 – 2.000 m2 sàn.

Họ thường chọn những tòa nhà có ngân sách thuê hợp lý vừa túi tiền để có thể có chi phí đầu tư lại nội thất, thay đổi lại mô hình làm việc cho phù hợp với văn hóa công ty.

Bà Đỗ Thu Hằng, Giám đốc cấp cao, Bộ phận Nghiên cứu và Tư vấn của Savills Hà Nội, cho rằng trên thực tế, bản thân các đơn vị phát triển co-working cũng nhận ra rằng với mô hình hiện tại, họ sẽ khó để hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng văn hóa nên cũng đang tính đến phương án điều chỉnh theo hướng phục vụ các doạnh nghiệp lớn, các doanh nghiệp cân nhắc về vấn đề tăng hay giảm diện tích thuê. Vậy nên đây cũng là một trong những vấn đề mà các doanh nghiệp phát triển co-working space đang phải cân đối.

Trong khi đó, đại dịch Covid-19 làm rõ hơn sự xuất hiện của một phân khúc ngách của thị trường văn phòng là văn phòng ảo.

“Trong giai đoạn dịch bệnh Covid-19, dịch vụ văn phòng ảo được các doanh nghiệp start-up và có quy mô nhỏ xem là giải pháp tối ưu, giúp họ có một văn phòng hoạt động với chi phí thấp hơn so với thuê mặt bằng văn phòng”, bà Hằng nhận định.

Theo chuyên gia của Savills, các nhà cung cấp văn phòng ảo giúp người thuê đăng ký địa chỉ chính thức trong toà nhà của họ kèm theo các dịch vụ như nhận thư, cung cấp phòng họp khi cần thiết. Các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ chỉ cần đăng ký địa chỉ văn phòng và làm việc ở bất cứ đâu.

Song, đơn vị nghiên cứu thị trường này lại không quá khuyến khích mô hình văn phòng ảo bởi những cơ sở pháp lý chưa rõ ràng.

Bà Minh cho biết, hiện chưa có một cơ sở pháp lý rõ ràng cho việc thiết lập các văn phòng ảo. Các doanh nghiệp không có chỗ ngồi thực tế hay hợp đồng thuê cụ thể mà chỉ cần một địa chỉ để đăng ký kinh doanh, đăng ký tên miền doanh nghiệp.

Những doanh nghiệp dùng mô hình này thường sẽ thuê theo tháng hoặc trả tiền thuê theo số ngày ngồi tại văn phòng.

Do đó, các công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo cần có trách nhiệm nhận báo cáo của các công ty thuê chỗ ngồi, và giữ liên hệ.

“Với tính linh động nhất định, mô hình này sẽ chỉ phù hợp với các công ty start-up hoặc mới đặt chân đến thị trường Việt Nam”, bà Minh đánh giá.

Còn đối với những doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, bà Minh cho rằng văn phòng truyền thống vẫn là lựa chọn được ưu tiên.

Tuy nhiên, bên cạnh các yếu tố về tài chính, an toàn và sức khoẻ của nhân viên, văn phòng truyền thống cần chú ý đến yếu tố thiết kế văn phòng để có thể tối ưu hoá và đa dạng không gian làm việc linh hoạt, tạo ra nhiều cơ hội giao lưu kết nối giữa cá nhân, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng và phát triển văn hoá.