Đập tan tâm lý e ngại khi áp dụng công nghệ trong quản lý chung cư

Nhưng thực tế là, đào tạo nhân sự để sử dụng công nghệ không quá khó khăn, và công nghệ sẽ mang lại cho các nhà phát triển nhiều lợi ích cả trong vận hành và chi phí.

Vận hành chung cư thường đi kèm với các chi phí thường xuyên. Người thuê chuyển ra trung bình trong vòng hai năm. Điều đó có nghĩa là cứ sau vài năm, bất động sản sẽ không thu được phí vì phải mất vài ngày hoặc thậm chí vài tuần để căn hộ được kiểm tra, cải tạo hoặc sửa chữa và tìm người thuê mới.

Khi vận hành bất động sản về tổng thể, bạn có thể không nhận thấy những lỗ hổng nhỏ làm thất thoát tiền bạc. Nhưng trong suốt một năm, những thứ nhỏ nhặt này lại khiến doanh thu của bạn có thể thất thoát hàng triệu đô la Mỹ. Khi sử dụng công nghệ, việc theo dõi và tăng tốc quá trình cho thuê có thể thu hồi hàng triệu đô la này và gia tăng lợi nhuận của bạn.

Phần mềm phù hợp cũng có thể giúp bạn đẩy nhanh quá trình tuyển dụng nhân viên mới, giới thiệu và đào tạo để họ có thể làm việc hết công suất nhanh hơn so với các phương pháp thông thường.

Nhiều nhà phát triển chung cư không muốn nâng cấp phần mềm quản lý chỉ đơn giản vì họ quá choáng ngợp trước công nghệ mới. Khi họ bắt đầu nghe giới thiệu về phần mềm, phản ứng ban đầu của họ là sợ hãi. “Nghe có vẻ phức tạp quá, nhân viên của tôi sẽ không bao giờ học được nó”. Thậm chí, một số nhà phát triển cho rằng “mọi thứ vừa đủ tốt” là ổn và không tìm hiểu xem công nghệ có thể làm gì để cải thiện hoạt động. Cả hai nhóm này đều đang tạo ra nguy cơ tụt hậu cho chính doanh nghiệp và dự án của mình.

Trên thực tế, câu chuyện về áp dụng công nghệ vào việc quản lý và vận hành chung cư không hề khó khăn đến vậy. Dưới đây là 6 cách bạn có thể áp dụng công nghệ mới một cách suôn sẻ, thu được kết quả kinh doanh như kỳ vọng, đồng thời nhận được sự ủng hộ của nhân viên và giảm rủi ro khi vận hành.

Phản hồi thường xuyên: Hãy duy trì động lực trong tổ chức của bạn để cho thấy bạn đang tận dụng tối đa khoản đầu tư vào công nghệ. Điều này không cần phải mất nhiều thời gian hoặc công sức. Ví dụ, bạn có thể tổ chức các cuộc thảo luận hàng tuần giữa những người sử dụng công nghệ chính để cung cấp thông tin chi tiết về các vấn đề mà nhân viên đang gặp phải và tạo điều kiện để các vấn đề được giải quyết trong cuộc thảo luận đó. Nhân viên sẽ đánh giá cao việc nhận được phản hồi cho công việc mới mẻ mà họ sẽ là người thực hiện.

Bắt đầu từ những điều nhỏ: Đổi mới toàn bộ hoạt động của dự án trong cùng thời điểm sẽ là một vấn đề thực sự đau đầu, ngay cả đối với những nhân viên am hiểu công nghệ nhất. Thay vào đó, hãy bắt đầu giới thiệu công nghệ mới theo cách tiếp cận từng giai đoạn. Bạn có thể chọn vấn đề khó nhằn nhất và giải quyết nó trước tiên bằng cách chuyển đổi quy trình từ thủ công sang kỹ thuật số, sau đó tận dụng những gì phần mềm có thể làm khi có nhu cầu. Nhân viên của bạn sẽ hiểu rằng đây khó khăn khi học tập và áp dụng công nghệ chỉ mang tính tạm thời thay vì mãi mãi.

Đầu tư vào công nghệ đơn giản: Ngày nay, ai cũng có thể sử dụng điện thoại thông minh. Có những hệ thống quản lý bất động sản được cài đặt trên điện thoại thông minh và sử dụng dễ dàng như gửi tin nhắn văn bản. Nếu có nhân viên nào của bạn lo lắng về việc sử dụng công nghệ, hãy bắt đầu với những thứ mà họ đã quen dùng để tạo ra thành công ban đầu.

Tìm nhân viên mới am hiểu công nghệ: Bây giờ bạn biết rằng công việc vận hành đang được hiện đại hóa với phần mềm mới, bạn sẽ phải đánh giá khả năng kỹ thuật của ứng viên trước khi thuê họ. Hãy hỏi xem họ có thường xuyên sử dụng điện thoại thông minh để làm những việc như các ứng dụng ngân hàng và lên lịch trình hay không. Cách họ trả lời sẽ cung cấp cho bạn những cái nhìn sâu sắc về mức độ tiếp cận của họ với công nghệ.

Ai cũng có thể học: Đôi khi các nhà tuyển dụng quá tập trung vào việc tìm kiếm một người có tất cả các kỹ năng họ cần đến mức bỏ qua thực tế rằng ai cũng có khả năng tự học. Rất nhiều người trong chúng ta đã học theo các hướng dẫn trên Youtube để thực hiện công việc. Phần mềm tổ chức hầu như luôn đi kèm với chương trình đào tạo và hỗ trợ khách hàng để giúp nhân viên làm chủ hệ thống mới. Tất cả những điều này cung cấp sự trợ giúp nhanh chóng để nhân viên dần làm chủ được công nghệ.

Thu hút sự ủng hộ của nhân viên: Khi giải thích cho nhân viên lý do tại sao cần sử dụng công nghệ mới, hãy tập trung vào lợi ích mang lại cho họ và cách nó giúp họ làm việc hiệu quả hơn thay vì chỉ nói về lợi ích cho công ty. Việc chỉ nói rằng công nghệ sẽ cải thiện lợi nhuận của công ty sẽ không tạo động lực cho những người có mức lương chẳng liên quan trực tiếp đến lợi nhuận đó.

Cuối cùng, bạn và nhân viên của mình đều cần hiểu rằng sự thay đổi để phát triển và lớn mạnh là một phần của bất kỳ doanh nghiệp thành công nào. Đừng để nỗi sợ hãi về công nghệ cản trở bước tiến lâu dài của doanh nghiệp. Hãy mạnh dạn nắm bắt, áp dụng công nghệ và thay đổi để tạo ra sự cạnh tranh tốt hơn trên thị trường bất động sản ngày càng khốc liệt.