Xây dựng văn hóa doanh nghiệp nhìn từ 'Quy tắc của Google'

Một góc thuộc văn phòng làm việc tại Toronto của Google

Chúng ta quen thuộc với công cụ tìm kiếm Google tới mức mọi người còn nói đùa rằng "có gì không biết hỏi chú Gu gồ". Chúng ta cũng quen thuộc với những sản phẩm khác của Google gắn liền với cuộc sống và công việc hàng ngày như xem phim trên Youtube, kiểm tra email bằng Gmail, tìm đường trên Google Maps hay dịch đoạn văn và tài liệu trên Google Translate, lưu trữ tài liệu, văn bản trên Google Drive...

Dường như mọi mặt của cuộc sống hiện nay, nếu liên quan đến số liệu, thông tin, Google đều đang dẫn đầu thế giới trong việc giúp tìm kiếm, sắp xếp lại thông tin và giúp truy cập dễ dàng tiện lợi.

Ít người chú ý, mới 20 năm trước, Google được thành lập chỉ với hai chàng trai, 20 năm sau, Google đã phát triển thành tập đoàn hơn 100.000 người, được mở rộng ra hàng trăm, hàng ngàn dự án đầu tư và được định giá gần cả ngàn tỷ đô la. Tất cả chỉ sau 20 năm!

Quy tắc của Google

Phân tích về thành công của Google có nhiều sách, bài báo của nhiều tác giả, trong bài viết này tôi xin lưu ý vài góc nhìn từ một người quản lý cấp cao là Laszlo Bock - nguyên Phó chủ tịch cấp cao phụ trách nhân sự của Google, người đã giúp phát triển Google trong giai đoạn từ 6.000 người lên hơn 70.000 người ở 70 văn phòng trên toàn thế giới.

Anh cũng giúp Google đoạt giải thưởng Nơi làm việc tốt nhất trong nhiều năm liền. Anh đã chia sẻ các bí quyết của Google đã làm nên tập đoàn khổng lồ ngày nay trong tập sách của mình Work Rules - tựa tiếng Việt: Quy tắc của Google! Tập sách đã được dịch trên toàn thế giới và ngay lập tức trở thành một nguồn thông tin khổng lồ giúp các doanh nghiệp khác học tập những phương thức làm việc mới mẻ, thậm chí thoạt nhìn qua tưởng như điên rồ.

Những bài học cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp gia đình từ nhỏ đến lớn ở Việt Nam có thể học được gì từ cách làm của họ? Tại sao doanh nghiệp cũng hoạt động 10 - 20 năm mà sự phát triển không thể nào so sánh được với tốc độ khủng khiếp của họ? Có thể nào, chỉ dựa vào công nghệ, họ đạt được những thành tích này?

Theo tôi, sức mạnh của Google được định hình không chỉ qua việc xây dựng các sản phẩm công nghệ thỏa mãn nhu cầu tìm hiểu truy cập thông tin của con người. Đó chỉ là phần nổi của tảng băng - sản phẩm, dịch vụ của Google trưng bày ra cho toàn thế giới thấy.

Phần chìm của tảng băng, cách họ tổ chức, sắp xếp các đội nhóm, cách làm để quản lý hơn 20.000 dự án mà họ đang theo đuổi. Nền tảng của mọi thứ, gốc rễ của mọi thành công theo Laszlo Bock chính là xây dựng một văn hóa vững mạnh. Đó là những điều họ tin, những điều họ nói và những cách họ làm hòa quyện với nhau làm một.

Họ tin rằng, Google không phải là đi làm ra một sản phẩm mà Google có một sứ mệnh (Mission): sắp xếp thông tin của thế giới lại và làm cho nó dễ dàng được tiếp cận và có ích. Tất cả sản phẩm của Google đều đi theo sứ mệnh này - bản chất là một bài toán ngày một khó hơn do thông tin toàn thế giới ngày một nhiều hơn.

Nếu bạn nhìn vào dãy sản phẩm của Google, rõ ràng bài toán của họ được giải quyết ở mức độ vô cùng tuyệt vời, cho dù thông tin đó là video, email, web, bản đồ, ngôn ngữ khác...

Họ tin rằng, để quản lý hiệu quả công việc phục vụ cho sứ mệnh mà họ theo đuổi, họ cần sự minh bạch (Transparency) - tôi thường gọi là trong suốt như pha lê (Crystal Clear). Từng nhân viên trong Google có thể thông qua cuộc họp vào thứ Sáu hàng tuần chất vấn mọi chủ đề CEO của họ và được CEO cập nhật tình hình tiến độ của các dự án.

Không chỉ như vậy, họ tiếp cận tới mọi mục tiêu của từng cá nhân, từ cấp CEO đến cấp thấp nhất. Tất cả công việc của mọi người trong tổ chức đều rõ ràng, minh bạch, không dấu diếm. Một kỹ sư mới, bước chân vào làm việc tại Google có quyền truy suất toàn bộ các mã code đã được viết ra, của bất kỳ ai, bất kỳ dự án nào.

Họ tin rằng, mỗi cá nhân bước chân vào Google cần có tinh thần của người sáng lập (Founder) và họ trao quyền cho bất kỳ ai được phát biểu ý kiến của mình về bất kỳ vấn đề gì. Họ gọi đây là tiếng nói (Voice). Phần lớn các dự án của Google đều được phát triển từ những cá nhân chủ động, tự phát hiện ra ý tưởng và phát triển ý tưởng thành các dự án "con gà đẻ trứng vàng" hàng tỷ đô la cho tập đoàn.

Nhờ vào xây dựng văn hóa tôn trọng từng cá nhân, trao họ quyền tự quản, sắp xếp công việc của đội nhóm một cách trong suốt, đo lường rõ ràng và tập trung vào những điều quan trọng nhất một cách hiệu quả mỗi ngày, mỗi tuần để hướng về mục tiêu chung đem lại giá trị cho toàn thế giới, Google đã trở thành... Google mà chúng ta biết ngày nay, chỉ trong vòng 20 năm.

Rõ ràng phần lớn doanh nghiệp trên thế giới không xây dựng nổi sứ mệnh cao đẹp, không xây dựng nổi văn hóa trong suốt, không dám trao quyền tiếng nói cho nhân viên của mình mạnh mẽ được như Google.

Phần lớn mọi người khi đọc các tài liệu phân tích về Google sẽ nghĩ "ừ, hay đấy", nhưng chỉ Google mới làm được mà thôi. Theo tôi, đây là một tư duy ngụy biện nguy hiểm, một niềm tin giới hạn cản trở chúng ta hành động đi đến thành công. Hãy thử đặt ngược lại vấn đề: Google trở thành Google như hôm nay, chính nhờ họ biết làm được những điều mà người khác không làm được.

Giống như câu của Albert Eistein: Điên khùng là làm đi làm lại theo cách làm cũ và mong chờ kết quả mới. Chúng ta cần đổi niềm tin của chính mình, cập nhật cách tư duy mới để có được những cách làm mới.

Thứ nhất, cần nhìn rõ rằng bất kể doanh nghiệp kinh doanh đàng hoàng thì sản phẩm và dịch vụ của họ cũng đang nỗ lực làm thay đổi tích cực cuộc sống của mọi người. Chẳng hạn bạn bán một ly cafe không phải chỉ đơn giản là trao đi một sản phẩm. Ly cafe bạn bán đem lại sự tỉnh táo, cảm giác bình yên và cả hạnh phúc cho người nào đó. Dù những cảm xúc này này ngắn ngủi nhưng là một cú hích nhỏ giúp một ngày sống và làm việc của khách hàng đẹp hơn.

Có rất ít người nhìn ra được điều này và xây dựng được doanh nghiệp của mình đem lại những giá trị vượt xa (transcend) góc nhìn giao dịch về sản phẩm, mua và bán. Với những người này, doanh nghiệp của họ không bán sản phẩm, họ có sứ mệnh đem lại những điều tốt đẹp cho mọi người.

Để tìm thấy sứ mệnh của doanh nghiệp mình, bạn chỉ cần nhìn vượt ra khỏi sản phẩm và dịch vụ bạn đang cung cấp. Bạn cần tự hỏi: Chúng ta đem lại những giá trị đích thực gì cho khách hàng; thay đổi cuộc đời của khách hàng ở những khía cạnh nào và có tự hào vì những điều mình làm được với khách hàng?

Thứ hai, bạn cần điều chỉnh lại góc nhìn xưa cũ về phân biệt chủ doanh nghiệp và nhân viên làm thuê. Ngày nay, các bài toán chúng ta đang đối mặt phức tạp hơn xưa rất nhiều. Kiểu tư duy phân biệt "Chủ/Tớ" thời xa xưa không giúp ích gì cho việc quản lý doanh nghiệp mà còn gây tư tưởng độc hại, thái độ kém khi giao tiếp, thiếu tôn trọng và trân trọng nhân tài.

Ngày nay, các chủ doanh nghiệp cần thiết kế doanh nghiệp của mình theo hướng là những "cuộc chơi" thú vị để thu hút những người tài đến cùng xây dựng với mình. Chủ doanh nghiệp bỏ tiền đầu tư, những người còn lại bỏ sức, thời gian, trí tuệ. Tất cả đều là những đồng đội - cùng Thắng hoặc cùng Thua. Nhân viên trong doanh nghiệp đều được coi là những thành viên then chốt cho thành công của doanh nghiệp đó.

Chính vì vậy cần xây dựng Tiếng nói - kênh giao tiếp giúp họ dễ dàng nói lên suy nghĩ của mình. Bạn cần tự hỏi: Họ đang bức xúc điều gì, họ khát khao điều gì, họ muốn góp ý gì cho doanh nghiệp để tất cả cùng thắng?

Thứ ba, bạn cần hình dung doanh nghiệp của mình như một bộ máy, hệ thống tổng thể, các bộ phận tương tác với nhau theo những quy luật, cách làm mà bạn định ra để đạt được những mục tiêu lớn mà tất cả đồng thuận cùng chiến đấu để đạt được. Giống như một đội bóng, mọi hoạt động trên sân và ngoài sân đều rõ ràng, minh bạch. Từng người đang rèn luyện gì ở ngoài sân và khi vào sân, họ đang nhận nhiệm vụ gì.

Tất cả hoạt động đều để góp phần cho chiến thắng chung. Việc làm rõ các mục tiêu chung và xây dựng các mục tiêu của đội nhóm và cá nhân cần đơn giản, mạnh mẽ, thu hút, kích hoạt khát khao chiến thắng. Tất cả mọi người đều cùng hiểu, cùng tin và cùng chiến đấu. Khi đó xác suất thành công mới cao.

Bạn cần tự hỏi: Từng thành viên trong đội đang nhận nhiệm vụ gì; họ có đang rèn luyện, học tập để vươn lên hoàn thành nhiệm vụ đó; mọi người có đang nhìn rõ được ý nghĩa, nhiệm vụ của chính mình và của nhau góp phần cho mục tiêu chung?

Hiểu cách làm của các doanh nghiệp khổng lồ không hề khó. Phần lớn họ đều chia sẻ cách làm của mình. Cái khó không phải là tài liệu. Cái khó là thay đổi tư duy của chính bạn. Bỏ đi tư duy cũ, thay vào đó là tư duy mới.

Bạn cần bỏ đi tư duy chúng ta chỉ đi bán sản phẩm. Thay vào đó bạn tìm thấy ý nghĩa của doanh nghiệp mình cần nỗ lực thực hiện để đem lại cuộc sống tốt đẹp cho ai đó. Bạn cần bỏ đi tư duy cấp trên nói hết, chỉ đạo hết, vì cấp trên là chủ doanh nghiệp hoặc là những người thông minh nhất, giỏi giang nhất. Thay vào đó bạn cần xây dựng niềm tin từng người đều có ý nghĩa, và vì vậy cần trao cho họ quyền phát biểu, đóng góp. Mỗi ý kiến đều cần được trân trọng đúng cách dù có thực thi được hay không.

Bạn cần bỏ đi tư duy phân cấp, phân phòng ban để rồi mỗi người chỉ biết việc lặp đi lặp lại chán phèo của mình, chẳng hiểu được mình đóng góp ý nghĩa gì cho tổ chức, các nỗ lực của mình đem lại ý nghĩa gì, các mục tiêu mình đang theo đuổi ảnh hưởng như thế nào tới người khác và ngược lại các mục tiêu của người khác đang ảnh hưởng thế nào đến mình. Thay vào đó bạn cần xây dựng hệ thống minh bạch tuyệt đối, trong suốt như pha lê, rõ ràng mục tiêu, công việc, cách làm của từng người.

Nói khó thì nó khó - Nói dễ thì nó dễ

Với doanh nghiệp gia đình tại Việt Nam, việc xây dựng ba nền tảng trụ cột cho văn hóa doanh nghiệp như Google (Sứ mệnh, Minh bạch, Tiếng nói) là cốt tử quyết định doanh nghiệp nhỏ lẻ mãi mãi hoặc phát triển chậm chạp hoặc bùng nổ vươn lên lớn mạnh như các tập đoàn gia đình khổng lồ khác trên thế giới (Toyota, Samsung, Walmart, Nestlé...).

Việc xây dựng sứ mệnh không chỉ làm rõ được ý nghĩa công việc của từng thành viên trong doanh nghiệp mà còn gắn kết toàn bộ gia đình lại cùng chung sức cho các mục tiêu có ý nghĩa, tăng cường mối quan hệ qua các tương tác vì việc chung và riêng.

Xây dựng tiếng nói sẽ giúp các thành viên trẻ trong gia đình được tôn trọng, họ chia sẻ được quan điểm thường là rất khác biệt và kiến thức thường rất mới lạ, năng lực khai thác công nghệ mạnh mẽ của mình giúp phát triển không chỉ doanh nghiệp mà song song cả gia đình, khai thác phối hợp toàn lực kinh nghiệm của những thành viên trưởng thành và ngọn lửa, kiến thức của các thành viên trẻ.

Xây dựng tinh thần minh bạch giúp từng người nhìn rõ được hiệu quả cá nhân mình đóng góp cho gia đình và doanh nghiệp, sẽ bớt xung đột, tỵ nạnh, ghen ăn tức ở vì từng người nhìn rõ chính mình và mọi người. Từng cá nhân sẽ bớt đòi hỏi và sẽ cùng góp sức để được cả gia đình và doanh nghiệp ghi nhận giá trị. Từng người sẽ biết rõ mình cần làm gì.