Làm gì để giải quyết hàng trăm email mỗi ngày?

Cập nhật 11/11/2016 10:19 AM
Hãy chịu khó quản lý thời gian và đừng để email kiểm soát cuộc sống của bạn.
Ảnh minh họa.
Chỉ cần lơ đễnh tí thôi, hộp thư điện tử sẽ khiến bạn “nổi cáu” mỗi khi mở ra. Hẳn ai cũng từng trải qua cảnh phải nhìn chằm chằm vào từng dòng Email và phân vân tự hỏi không biết chúng có cần được hồi âm hay không. Và sau đó, cứ mỗi lần trả lời xong 1 email thì ngay lập tức lại nhận được 3 email mới.
Tom Patterson, CEO của thương hiệu đồ lót nam Tommy John, là một người hiểu được nỗi đau đầu đó. Patterson từng chia sẻ rằng sau khi phát triển công ty lên quy mô 50 nhân viên, anh đã trở nên cẩn thận hơn trong cách sử dụng thời gian của bản thân. Patterson cho biết “Có thể nói rằng, trong những năm vừa qua, tôi đã thực sự bước vào một cuộc đua với thời gian. Bạn cần làm thế nào để ‘lợi dụng’ thời gian hiệu quả, để bạn có thể nhận hoặc lấy lại nhiều nhất thời gian mà bạn có”.
Patterson cho biết thêm: “Xét cho cùng, thành công cho doanh nghiệp của bạn đến từ việc liệu các nhân viên có thể tập trung thực hiện những gì cần làm hay không, và nếu như bạn đang sa lầy vào quá nhiều tiểu tiết thì có nghĩa là bạn đã đi sai hướng”. Việc thuê một trợ lý quản lý lịch làm việc của mình đã tạo ra một sự khác biệt lớn về năng suất lao động của Patterson.
Ông cũng đồng thời chia sẻ làm cách nào để quản lý hộp thư email luôn trong tình trạng quá tải khi nhận đến hàng trăm thư mỗi ngày. Bắt đầu từ cuối năm ngoái, Patterson đã thiết lập một thông báo tự động có nội dung như sau: “Sắp tới tôi chỉ kiểm tra email trước 9 giờ sáng và sau 5 giờ chiều, do đó việc trả lời Email sẽ hơi chậm trễ. Nếu khẩn cấp, xin vui lòng gọi điện thoại hoặc nhắn tin. Trong vòng 2 ngày nếu tôi không trả lời thư, xin vui lòng gửi lại nó”. Thông báo này được tự động chuyển tới những người gửi email cho Patterson ngoài khung giờ nói trên.
Tom Patterson, nhà sáng lập kiêm CEO của Tommy John. Ảnh: Business Insider
Patterson giải thích việc không trả lời email ngay lập tức tạo điều kiện cho nhân viên tự thân đứng ra giải quyết ngay một số vấn đề mà không cần sự cho phép của lãnh đạo. Thêm vào đó, điều này còn làm thay đổi sự kỳ vọng của mọi người theo hướng hợp lý hơn: “Mọi người cảm thấy thoải mái hơn, họ sẽ ngừng thắc mắc ‘Liệu sếp đã nhận được email chưa nhỉ?’ hoặc ‘Hay là email của mình đã bị chuyển vào hộp thư rác?’”.
Đây không phải là một giải pháp lý tưởng, nhưng nó là một cách khá hiệu quả để bạn chú tâm vào công việc hơn là cứ nghĩ ngợi vẩn vơ về việc kiểm tra email. Nếu bạn có ý định sử dụng giải pháp này, hãy lưu ý rằng việc sử dụng hệ thống trả lời email tự động chỉ có hiệu quả trong một khung giờ nhất định do bạn tự đặt sẵn. Sau khung giờ đó, tốt nhất bạn nên kiểm tra email để tránh bị nói là người vô trách nhiệm.
Bạn cũng có thể làm theo John và Bert Jacobs - những nhà sáng lập của hãng thời trang Life is Good, những người đã từng dứt khoát tuyên bố không sử dụng Email. Họ nói với Bussiness Insider rằng họ có thể “dùng thời gian đó để nghiên cứu những câu hỏi hoặc dự án trình độ cao và trở nên sáng tạo hơn bởi vì tâm trí chúng tôi lúc này rất thoải mái và không vướng bận gì cả.”
Điều này nghe có vẻ điên rồ nhưng trong cuốn sách tự truyện của mình, anh em nhà Jacobs đã viết: “Chúng tôi luôn tự hỏi mọi người có trở nên bực bội không, hay liệu ‘cảnh sát email’ có đến bắt chúng tôi không, nhưng điều đó có bao giờ xảy ra đâu.”
Ý Nhi (NCĐT)
  • Facebook
  • Chia sẻ
  •   Lưu tin
  •   Báo cáo

    Báo cáo vi phạm
     
  • Chat với bộ phận hỗ trợ khách hàng Liên hệ
Xem Thêm >>
Mọi ý kiến đóng góp cũng như thắc mắc liên quan đến thị trường bất động sản xin gửi về địa chỉ email: [email protected]; Đường dây nóng: 0942.825.711.
Tags: email cong viec, giai quyet, kiem soat, quan ly thoi gian
Xem thêm »
CafeLand.vn là Network bất động sản hàng đầu Việt Nam. Cung cấp thông tin bất động sản, thông tin mới nhất thị trường nhà đất và mua bán nhà đất tại Việt Nam. Network CafeLand gồm có: CafeLand Nhà Đất, CafeLand TV, CafeLand Map, CafeLand Proptech….
Doanh nhân Xu hướng phong thủy Kiến thức bất động sản Bất động sản
Phạm Nhật Vượng Cây trong nhà Quy hoạch Đất nền
Trịnh Văn Quyết Cây nguyệt quế Bản đồ quy hoạch Mua bán đất
Nguyễn Thị Phương Thảo Cây kim ngân Check quy hoạch Mua bán nhà
Dương Công Minh Cây cau tiểu trâm Quy hoạch đô thị Thị trường bất động sản
Bùi Thành Nhơn Cây sống đời Tra cứu quy hoạch Công ty bất động sản
Đặng Lê Nguyên Vũ Tỳ hưu phong thủy Thông tin quy hoạch Môi giới bất động sản
Đoàn Nguyên Đức Bàn thờ ông địa Kiểm tra quy hoạch Bất động sản Bình Dương
Huỳnh Uy Dũng Thần tài thổ địa Tra cứu quy hoạch trực tuyến Đầu tư bất động sản
Trần Bá Dương Nhẫn kim tiền Tra cứu quy hoạch đất đai Nhà đất Bình Dương
Nguyễn Quốc Cường Nhẫn hồ ly Bản đồ quy hoạch đất Nhà đất Hóc Môn
Trần Đình Long Bàn ghế phòng khách Quy hoạch Hà Nội Nhà đất Đà Lạt
Trần Hùng Huy Mẫu cổng nhà đẹp Quy hoạch TPHCM Kinh doanh bất động sản
Nguyễn Cao Trí Nhà gỗ đẹp Quy hoạch Bình Dương Nhà đất Bắc Ninh
Nguyễn Đình Trung Trang trí bàn làm việc Bản đồ quy hoạch Hà Nội Tin bất động sản
Đặng Thành Tâm Sân vườn đẹp tự làm Check quy hoạch Hà Nội Thị trường bất động sản hiện nay
Nguyễn Trung Tín Nằm ngủ hướng nào tốt Thông tin quy hoạch TPHCM Bất động sản đà lạt
Đỗ Anh Dũng Cách bố trí nhà bếp Quy hoạch Đồng Nai Đất nền bình dương
Shark Hưng Cách bố trí cổng vào nhà Bản đồ quy hoạch TPHCM Bất động sản Bắc Giang
Shark Phú Các mẫu hàng rào đẹp Thông tin quy hoạch thành phố hồ chí minh Bất động sản Bình Định
Shark Liên Xem hướng đặt bể cá Thông tin quy hoạch TP HCM Bất động sản Bình Phước