Hướng dẫn viết hoá đơn GTGT

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hợp pháp được người mua sử dụng để chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ hoặc được bồi thường thiệt hại hoặc được dùng để hạch toán kế toán hoạt động mua, bán hàng hóa, dịch vụ của cả hai bên. Việc lập sai hóa đơn có thể gây thiệt hại không những cho người mua mà còn đối với cả người bán. Do vậy, PLF lưu ý với các doanh nghiệp cần nắm rõ những quy định dưới đây:

Thứ nhất, về nguyên tắc lập hóa đơn GTGT:

Doanh nghiệp phải lập hóa đơn với nội dung trên hóa đơn đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn.

Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên với nội dung thống nhất trên các liên có cùng một số và phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn. Doanh nghiệp không lập hóa đơn liên tục từ số nhỏ đến số lớn sẽ bị phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng. Tuy nhiên, đối với hành vi lập hóa đơn liên tục từ số nhỏ đến số lớn nhưng khác quyển (quyển có số thứ tự lớn hơn dùng trước) và sau khi phát hiện ra đã hủy (không dùng) quyển có số thứ tự bé hơn, doanh nghiệp chỉ bị phạt cảnh cáo.

Thứ hai, về cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn:

1) Tiêu thức “Ngày tháng năm”

Ngày lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua hoặc ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Trên đây là quy định chung về thời điểm lập hóa đơn, tùy từng trường hợp cụ thể mà pháp luật có quy định về thời hạn lập hóa đơn khác nhau.

Doanh nghiệp lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể bị phạt cảnh cáo nếu hành vi này không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ hoặc bị phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng.

2) Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán / người mua”

Doanh nghiệp ghi tên đầy đủ theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Trường hợp tên doanh nghiệp, địa chỉ quá dài, doanh nghiệp được viết tắt một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Cổ phần” thành “CP”, “khu công nghiệp” thành “KCN”,… nhưng phải đảm bảo xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200 ngàn đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.

Trường hợp đặt in hóa đơn, doanh nghiệp phải in sẵn tên, mã số thuế của mình trên tờ hóa đơn và hoặc tên doanh nghiệp ở phía trên bên trái tờ hóa đơn của các đơn vị trực thuộc (chi nhánh, địa điểm kinh doanh) nếu có. Khi sử dụng, các đơn vị trực thuộc sẽ tự ghi vào tiêu thức “tên, mã số thuế, địa chỉ người bán hàng”.

3) Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”

Doanh nghiệp ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra; gạch chéo phần bỏ trống. Nếu hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính có phần còn trống thì không phải gạch chéo. Trường hợp doanh nghiệp quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quản lý thì khi ghi hóa đơn phải ghi cả mã và tên hàng hóa.

Doanh nghiệp cần lưu ý một số trường hợp đặc biệt sau:

- Đối với hàng hóa, dịch vụ không chịu hoặc được miễn thuế GTGT thì doanh nghiệp chỉ ghi dòng giá bán là giá thanh toán, dòng thuế suất, số thuế GTGT không ghi và gạch bỏ.

- Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại thì trên hóa đơn ghi tên và số lượng hàng hóa, ghi rõ là hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu.

- Đối với hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ thì trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.

- Đối với hàng hóa, dịch vụ áp dụng hình thức chiết khấu thương mại thì trên hóa đơn ghi giá bán đã chiết khấu, thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế GTGT

4) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”

Đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải ký tên, đóng dấu vào tiêu thức này hoặc có thể ủy quyền bằng văn bản cho người bán trực tiếp ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu vào phía trên bên trái tờ hóa đơn.

Trường hợp doanh nghiệp ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn thì phải ghi tên và đóng dấu của doanh nghiệp phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

5) Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”

Khi người mua không mua hàng trực tiếp thì không nhất thiết phải ký và ghi rõ họ tên trên hóa đơn nhưng doanh nghiệp phải ghi rõ bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX vào tiêu thức này trên hóa đơn. Trường hợp lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài.

6) Đơn vị tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam.

Trường hợp doanh nghiệp được thu ngoại tệ theo quy định pháp luật thì ghi tổng số tiền thanh toán bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt. Ví dụ: 10.000 USD (mười nghìn đô la Mỹ).

Doanh nghiệp đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn. Trường hợp ngoại tệ là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.
Doanh nghiệp phải ghi đúng và đầy đủ các tiêu thức bắt buộc nêu trên. Trường hợp không ghi đủ, doanh nghiệp có thể bị phạt cảnh cáo nếu các nội dung này không ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ hoặc bị phạt tiền từ 200 ngàn đồng đến 1 triệu đồng.

Thứ ba, xử lý đối với hóa đơn lập sai

Trường hợp hóa đơn bị lập sai và chưa giao cho người mua thì doanh nghiệp gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
Trường hợp hóa đơn bị lập sai và đã giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc trường hợp đã giao nhưng các bên chưa kê khai thuế thì phải lập biên bản thu hồi hóa đơn. Doanh nghiệp gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.

Trường hợp hóa đơn bị lập sai và đã giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, doanh nghiệp và người mua đã kê khai thuế thì các bên phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót. Đồng thời doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh sai sót, ghi rõ các nội dung điều chỉnh. Theo đó, các bên kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).