Thiết kế của một văn phòng tương lai sau đại dịch

Theo hai xu hướng đối lập này, văn phòng của tương lai thực sự trông như thế nào?

Elvira Muñoz Beraza, giám đốc giảng dạy bậc thạc sỹ về thiết kế chiến lược không gian tại Trường Kiến trúc và Thiết kế IE, ở Madrid, nói rằng sự gián đoạn của năm nay sẽ giúp các văn phòng có sự chuyển đổi tốt hơn. Bà nói: “Đại dịch đã đẩy nhanh các xu hướng đã có và buộc các công ty và chuyên gia phải có những cuộc trò chuyện khó khăn nhưng cần thiết. Văn phòng là nơi cộng tác, giao tiếp xã hội và mang lại cảm giác thân thuộc. Điều này ngụ ý rằng văn phòng chứa đựng ít không gian “tôi” hơn và nhiều không gian “chúng tôi” hơn: các khu vực mở trải dài chứa đầy các khu vực làm việc riêng lẻ hoặc các ngăn làm việc nhỏ đã biến mất”.

Khi không gian làm việc riêng lẻ trên được di dời một cách hiệu quả đến nhà bếp và phòng khách của nhân viên, các văn phòng đang được cấu trúc lại như những nơi chủ yếu tồn tại cho hoạt động cộng tác và làm việc theo nhóm - đã áp dụng các biện pháp giãn cách xã hội nghiêm ngặt và phân chia thành các nhóm và phòng ban khác nhau.

Các kiến ​​trúc sư và nhà quy hoạch văn phòng đã bận rộn với một loạt các thay đổi, bao gồm cả bàn làm việc lớn hơn và cách bố trí tận dụng nhiều hơn các cầu thang để giảm việc sử dụng thang máy có không gian kín. Và tất nhiên, luôn có nỗ lực giảm thiểu việc sử dụng các bề mặt tiếp xúc thường xuyên, chẳng hạn như vòi nước, tay nắm cửa và các nút bấm.

Beraza nhấn mạnh vào cách các văn phòng có thể phát triển để đáp ứng nhu cầu thay đổi của công ty và nhân viên: “Tôi tin rằng thiết kế của nơi làm việc sẽ cần tập trung vào sự kết hợp giữa vật lý và thực tế ảo, của cá nhân và tập thể, của các hành động, nhiệm vụ và sự hợp tác giữa bên trong và bên ngoài”.

Bà lưu ý tầm quan trọng của việc hỗ trợ một mô hình kết hợp giữa văn phòng và làm việc từ xa. “Làm việc từ xa nên được duy trì, kết hợp với những cuộc gặp gỡ trực tiếp. Làm việc từ xa là bền vững vì nó cung cấp nhiều sự lựa chọn hơn, bao trùm và đa dạng hơn. Văn hóa công sở làm việc 8-9 tiếng đồng hồ không còn nữa”.

Lewis Barker, quản lý cấp cao về dịch vụ văn phòng của ServiceNow khu vực EMEA, tin rằng ở thời kỳ hậu Covid, sự khác biệt giữa “làm việc tại nhà” và “công việc” sẽ không còn tồn tại. “Đối với nhiều nhân viên, không gian làm việc văn phòng và máy tính để bàn truyền thống đã qua. Đối với họ, công việc có thể ở bất cứ đâu họ muốn hoặc cần, trên bất kỳ màn hình và thiết bị kỹ thuật số nào họ thích”, anh nói. “Một nơi làm việc linh hoạt, được phân bổ hơn ở “mọi nơi, mọi lúc” trong tương lai sẽ biến đổi cách thức vận hành của các công ty”.

Barker tin rằng sự linh hoạt này sẽ ngày càng trở thành một yếu tố quan trọng để thu hút và giữ chân nhân viên. Ông nói: “Nếu các doanh nghiệp không muốn thay đổi, cho dù đó là mô hình kết hợp hay hoàn toàn từ xa, thì họ sẽ phải vật lộn để giữ lại những tài năng cần thiết”.

Có nhiều cách công nghệ có thể tham gia để hỗ trợ sự chuyển đổi sang môi trường làm việc kết hợp. Liran Daniel, giám đốc hỗ trợ hệ thống CNTT tại ServiceNow, chỉ ra sự gia tăng của các giải pháp tự phục vụ sử dụng các công nghệ như trí tuệ nhân tạo, máy học, và thực tế ảo tăng cường.

“Những thay đổi đó sẽ cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn và ít lãng phí thời gian hơn khi yêu cầu trợ giúp, cho phép bạn hoàn thành công việc nhanh hơn trong khi vẫn giữ được chất lượng cao. Sau đó, chúng ta sẽ có nhiều thời gian hơn để ở bên gia đình và bạn bè của mình - và như chúng tôi thấy, sẽ không cần phải gọi cho bộ phận CNTT và chờ trợ giúp. Bằng cách sử dụng AI và máy học, bạn sẽ có một “trình hướng dẫn” được cài đặt trên máy tính xách tay của mình, cung cấp cho bạn câu trả lời và thậm chí khắc phục sự cố cho bạn”.

Trong văn phòng, các công nghệ mới đang được áp dụng để cho phép các giao thức an toàn nghiêm ngặt hơn. Các công ty đang chuyển sang công nghệ cảm biến không cần chạm vào tay cầm, nút bấm và vòi nước, báo hiệu bước tiến ngược lại so với sự ưu việt của màn hình cảm ứng trước thời kỳ Covid-19. Một số nhà quy hoạch thậm chí đang xem xét công nghệ cho phép nhân viên điều khiển thang máy và máy bán hàng tự động bằng điện thoại thông minh cá nhân.

Barker nói: “Về các biện pháp phòng ngừa an toàn trước dịch bệnh trong tương lai, chúng tôi cho rằng cần cố gắng giảm số lượng các thiết bị cần sự tiếp xúc bề mặt của nhân viên, cho dù đó là cửa tự động, máy pha cà phê, đầu đọc thẻ truy cập và những thứ tương tự, để giảm thiểu lây nhiễm nói chung”.

Các thay đổi thiết kế khác cũng sẽ cần phải diễn ra. Daaf Serné, Giám đốc bất động sản và văn phòng toàn cầu của ServiceNow, gợi ý rằng điều này sẽ bao gồm việc cho phép nhiều diện tích hơn cho mỗi nhân viên, cũng như cải thiện diện tích ở các khu vực có mật độ cao và suy nghĩ lại cách chúng ta có thể gặp gỡ và cộng tác với người khác trong văn phòng.

“Một điều quan trọng là công nghệ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến môi trường vật chất. Khi nghĩ về vai trò của AI tại nơi làm việc trong tương lai, nó sẽ giúp chúng ta dự đoán khi nào mọi người đến và cách chúng ta có thể tối ưu hóa/tận dụng không gian của mình để hỗ trợ nhân viên tốt hơn. Với các sản phẩm ServiceNow của mình và cách chúng tôi sử dụng sản phẩm này, việc đặt trước chỗ ngồi hoặc bàn làm việc của bạn trong văn phòng sẽ là điều bình thường”, ông nói.