Hình thức, nguyên tắc và phạm vi công chứng điện tử

Công chứng điện tử là việc công chứng được thực hiện bằng phương tiện điện tử để tạo lập văn bản công chứng điện tử. Trong bối cảnh chuyển đổi số, áp dụng công chứng điện tử giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, cho phép các bên có thể thực hiện thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch từ bất kỳ nơi nào mà không cần phải ký văn bản trước sự chứng kiến của công chứng viên như hình thức công chứng truyền thống.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có khối lượng hợp đồng, giao dịch đáng kể hoặc cần thực hiện các giao dịch khẩn cấp.

Công chứng điện tử sử dụng các biện pháp bảo mật hiện đại như mã hóa dữ liệu, xác thực danh tính và chữ ký số bảo đảm được tính chính xác và bảo mật của các tài liệu công chứng, giảm thiểu rủi ro bị giả mạo và gian lận, đồng thời nâng cao độ tin cậy của các giao dịch kinh doanh.

Áp dụng công chứng điện tử cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí liên quan đến việc in ấn, tiết kiệm không gian lưu trữ và dễ dàng tra cứu, quản lý và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các doanh nghiệp có khối lượng tài liệu lớn và cần quản lý một cách khoa học.

2 hình thức công chứng điện tử

Việc công chứng điện tử được thực hiện theo quy trình công chứng điện tử trực tiếp hoặc công chứng điện tử trực tuyến và được quy định như sau:

- Công chứng điện tử trực tiếp: người yêu cầu công chứng giao kết giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên; công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử;

- Công chứng điện tử trực tuyến: các bên tham gia giao dịch có yêu cầu công chứng không có mặt tại cùng một địa điểm và giao kết giao dịch thông qua phương tiện trực tuyến trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên;

Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử.

Nguyên tắc và phạm vi công chứng điện tử

*Về nguyên tắc công chứng điện tử tuân thủ nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật này, cụ thể:

- Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật.

- Khách quan, trung thực.

- Tuân thủ Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc hành nghề công chứng.

và các nguyên tắc sau đây:

- Bảo đảm an ninh, an toàn, bảo vệ thông điệp dữ liệu và bảo mật thông tin theo quy định của pháp luật; thông tin trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;

- Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng đủ các điều kiện được cung cấp dịch vụ công chứng điện tử:

+ Với công chứng viên: Có tài khoản để thực hiện công chứng điện tử; Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

+ Với tổ chức hành nghề công chứng: phải có tài khoản để thực hiện công chứng điện tử; Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử; và có đủ trang thiết bị kỹ thuật để thực hiện công chứng điện tử.

*Về phạm vi các giao dịch được công chứng điện tử: Căn cứ vào điều kiện kinh tế - xã hội, nhu cầu và khả năng cung cấp dịch vụ công chứng điện tử trong từng thời kỳ, Chính phủ quy định về phạm vi các giao dịch được công chứng điện tử.

Công chứng điện tử từ ngày 1/7/2025 sẽ là bước tiến lớn trong cải cách hành chính, mang lại nhiều lợi ích cho cá nhân, doanh nghiệp và nhà nước. Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn cung cấp quá trình chuyển đổi số và tạo thuận lợi cho các giao dịch trong thời đại hiện nay.