Giải pháp trong quản lý vận hành tòa nhà

Những rủi ro tiềm ẩn

Trong bối cảnh thị trường BĐS còn khó khăn, các giao dịch gần như đóng băng thì nhiều Cty quản lý BĐS vì muốn cắt giảm chi phí đã cắt giảm luôn cả một số hoạt động bảo trì tòa nhà định kỳ. Điều này hết sức nguy hiểm vì không được bảo trì thường xuyên để có thể ngăn ngừa rủi ro và hạn chế tới mức tối đa các trường hợp phải sửa chữa khẩn cấp vừa rất mất thời gian lại tốn kém tiền của.

Ông Nguyễn Duy Thành, Giám đốc dự án Cty Savista cho biết: Thông thường người ta thực hiện 5 bước để bảo trì tòa nhà, đó là: Bảo trì thường xuyên, bảo dưỡng ngăn ngừa rủi ro, bảo trì sửa chữa, bảo trì thẩm mỹ và bảo trì trì hoãn. Mỗi một bước đều có tầm quan trọng trong vận hành quản lý tòa nhà nếu không hiểu rõ, nguy cơ rủi ro là rất cao. Công tác bảo trì thường xuyên là công tác quan trọng nhất nhưng lại hay bị bỏ qua nhất. Bởi vì có bảo trì thường xuyên thì mới có thể phát hiện ra những dấu hiệu có nguy cơ mất an toàn cho toàn nhà và từ đó có kế hoạch ngăn ngừa rủi ro.Không chỉ bảo trì những hệ thống kỹ thuật như máy phát điện, thang máy, máy lạnh, máy bơm PCCC… mà bao gồm cả các hạng mục khác như cây trồng, cảnh quan tòa nhà, cấp thoát nước, hệ thống thông gió… Thực tế đã chứng minh ở một số cao ốc không có bảo trì thường xuyên nên khi mưa đã gây ngập úng do hệ thống máy bơm thoát nước không hoạt động. Từ đó gây ngập tầng hầm làm hư hỏng xe, thang máy, trạm điện, máy phát điện và nhiều hệ thống kỹ thuật khác tại tầng hầm của tòa nhà…

Tại TP.HCM hầu hết các chung cư đều có khả năng gặp những rủi ro này. Chung cư Hưng Vượng 2 ở Q.7 có tới 2 ban quản trị (BQT), 1 BQT mới thành lập nhưng chưa được chính quyền địa phương công nhận do còn vướng thủ tục, 1 BQT cũ đã không được cư dân tín nhiệm vì vậy chung cư gần như không có BQT. Hay chung cư Srec Q.3, chung cư Ngọc Lan Q.7, chung cư Lữ Gia Q.11… tất cả đếu có khả năng gặp rủi ro trong quá trình quản lý vận hành nếu như BQL không chuyên nghiệp.

Giải pháp để quản trị rủi ro tốt

“Quản trị rủi ro được làm bài bản gồm 3 bước chính, bước đầu tiên là quảng bá văn hóa quản trị rủi ro cho toàn thể nhân viên BQL biết và thực hiện, vì rủi ro đến từ mọi phía, từ mọi quy trình, con người tham gia vào vận hành tòa nhà. Bước thứ hai là xác định và đánh giá về rủi ro tiềm ẩn của tòa nhà. Quản trị rủi ro luôn là sự cân đối giữa rủi ro chấp nhận và cái lợi thu lại. Do đó, phương pháp quản trị rủi ro phải phục vụ cho bài toán cân đối này, không quá chặt, mà có sự linh hoạt phù hợp với thực tế. Bước ba là xây dựng kế hoạch hành động để ứng phó với rủi ro. Sự nhìn nhận, đánh giá và các hành động ứng phó với rủi ro này phải được thống nhất trong toàn bộ BQL, chủ đầu tư và được thực hiện thành một quy trình xuyên suốt quá trình hoạt động của tòa nhà”: ông Thành cho biết.

Bà Trần Thị Thanh Hằng, Tổng giám đốc Cty CP đầu tư và đào tạo Doanh Chủ lý giải việc kiểm soát rủi ro trong tòa nhà: “Từ bản đánh giá rủi ro đến kế hoạch hành động thì 80% là công việc của BQL. Còn giai đoạn đầu, xây dựng nền tảng, huấn luyện kỹ thuật, làm sao để quảng bá đồng bộ văn hóa quản trị rủi ro, thì chủ đầu tư, BQT có thể nhờ nhà tư vấn có kinh nghiệm. Vấn đề quảng bá văn hóa quản trị rủi ro hiện nay đã khá phổ biến, nên việc thuê một Cty hỗ trợ tư vấn, đánh giá xác định có nguy cơ rủi ro không phải trả phí quá cao, mức phí tư vấn có thể chấp nhận được để tạo nền tảng đầu tiên cho quản trị rủi ro. Sau đó, BQL tòa nhà có thể tiếp tục phát triển hệ thống của mình”.

Để quản trị được rủi ro thì sự nhận thức của lãnh đạo cao nhất trong Cty và sự chuyển tải các nhận thức đó đến toàn bộ cấp quản lý bên dưới. Nếu không có sự quyết tâm, thì mọi quy trình xây dựng đều không được thực thi triệt để và sẽ trở nên hình thức chiếu lệ thiếu thực tế. Quản lý rủi ro là quá trình liên tục và lặp đi lặp lại, cần được tiến hành trong suốt quá trình hoạt động vận hành của dự án.Mỗi nhà quản lý rủi ro phải xem xét tất cả các rủi ro của họ trên một cơ sở hàng tuần, hàng tháng hoặc thường xuyên và cập nhật đánh giá rủi ro nếu có so với hiện trạng ban đầu.

“Quản trị rủi ro là nhiệm vụ quan trọng của bất kỳ hoạt động tòa nhà nào nhằm phát hiện ngăn ngừa các sự cố có thể xảy ra, kịp thời hạn chế thấp nhất mức độ ảnh hưởng của sự cố giúp tòa nhà luôn hoạt động hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí. Do đó, việc xây dựng hệ thống kiểm soát rủi ro phù hợp sẽ giúp tòa nhà ngăn ngừa những tổn thất, hư hỏng tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, nâng cao tinh thần trách nhiệm của hệ thống BQL và khả năng cạnh tranh trên thị trường quản lý BĐS” - bà Hằng nói.