Để thành công, phải quản lý được thời gian

Cập nhật 30/04/2017 8:30 AM
Peter Ferdinand Drucker, người Mỹ gốc Áo, được biết đến như là cha đẻ của phương thức quản trị hiện đại. Trên 30 tác phẩm của ông đã được bán hàng triệu bản và là nguồn cảm hứng cho các nhà quản lý trẻ trên toàn thế giới.
Hãy thử hình dung. Một điều tất cả chúng ta cần phải quản lý đó là chính mình. Còn đối với Drucker, quản lý mình được bắt đầu với thời gian. Như ông đã đúc kết: “Chúng ta sẽ không thể quản lý được bất cứ điều gì nếu không quản lý được thời gian của mình".
Nếu bạn là người không bao giờ cạn kiệt những ý tưởng lớn song không biến chúng thành hành động thì cùng với thời gian, ý tưởng của bạn sẽ chỉ vẫn là ý tưởng mà sẽ không có gì thay đổi. Vậy lỗi là tại đâu?
Có thể do nhiều yếu tố. Song theo Drucker, lỗi thấy rõ nhất là bạn đang bắt đầu không đúng chỗ. Ông nói: "Những người lao động trí óc theo quan sát của tôi không bắt đầu bằng nhiệm vụ phải làm. Họ bắt đầu bằng thời gian".
Trên thực tế có thể thấy nhiều người trong chúng ta lên các kế hoạch đầy ắp ý tưởng về ăn kiêng, kinh doanh, đi du lịch... song không có điều gì xảy ra. Đó là sự tưởng tượng thú vị. Nếu bạn muốn có kết quả thay vì mường tượng, bước đầu tiên là bắt đầu thực hiện. Và việc thực hiện được bắt đầu với việc quản lý quỹ thời gian của mình.
Dưới đây là ba bước cơ bản trong phương pháp quản lý thời gian mà Drucker đưa ra:
1. Ghi chép thời gian
Bước đầu tiên trong phương pháp quản lý thời gian của Drucker là nắm rõ thời gian mình có. Bạn cần biết thời gian của mình đi đâu, dành vào việc gì. Cách duy nhất đạt được mục tiêu này là thực hiện theo dõi chúng bằng cách ghi chép và lập thời gian biểu cho từng công việc cần làm. Vậy tại sao chúng ta cần theo dõi thời gian của mình? Đó là vì ý nghĩ của chúng ta không phải là bất biến.
Theo Drucker: "Con người được trang bị ít kiến thức về quản lý thời gian. Thậm chí trong tận cùng của bóng tối, hầu hết mọi người vẫn giữ ý niệm về không gian. Song thậm chí khi sáng đèn, một vài giờ ngồi trong căn phòng kín bưng hầu hết mọi người không thể ước tính bao nhiêu thời gian đã trôi qua... Vì thế, nếu chúng ta lệ thuộc vào trí nhớ của mình, chúng ta sẽ không biết thời gian đã vụt trôi qua như thế nào".
Có nhiều cách để theo dõi và dưới đây là một số cách:
  • Tự động hoá theo dõi thời gian bằng phần mềm theo dõi hoạt động sử dụng máy tính RescueTime . (Lưu ý: Điều này chỉ hiệu quả nếu bạn hàng ngày làm việc bằng máy tính).
  • Bán tự động sử dụng chương trình theo dõi thời gian số như Toggl.
  • Sử dụng nguồn lực hay sự trợ giúp bên ngoài: có thể là thực hay ảo.
  • Theo dõi bằng ghi chép bằng tay: sử dụng sổ tay ghi những việc cần làm.
2. Phân tích thời gian
Bước tiếp theo là phân tích biểu thời gian của bạn. Theo Ducker, không ai có thể sử dụng thời gian hoàn hảo của mình. Nếu không theo dõi thời gian, trên một nửa thời gian có thể rơi vào những việc vô bổ. Mục đích của bước này là giúp bạn tìm ra bạn uổng phí thời gian vào những việc gì. Để giúp tìm ra điều này, Drucker đưa ra hai câu hỏi chúng ta có thể hỏi:
Câu hỏi 1: “Điều gì có thể xảy ra nếu công việc này không được hoàn thành?".
Điều này khá rõ ràng. Nếu bạn thấy điều gì có thể vô ích, hãy gạt ra và bạn sẽ thấy hiệu ứng xảy ra.
Câu hỏi 2: “Các hoạt động nào có thể có người khác nào làm tốt hơn?".
Không ai giỏi mọi thứ và bạn có thể làm một việc tốt hơn một số việc khác. Vì thế hãy chuyển giao, tìm kiếm sự trợ giúp bên ngoài đối với việc bạn không rành để có thể tập trung vào những việc bạn có thể làm nhiều hơn và tốt hơn.
Một số phương cách bạn có thể thử nghiệm:
  • Tự động hoá các phần việc hay lặp lại bằng sử dụng ứng dụng như l Zapier hay IFTTT .
  • Hoàn thiện công việc đã hoàn thành bằng cách tạo ra một danh sách kiểm tra những công việc cần thực hiện.
  • Tìm kiếm nguồn lực bên ngoài bằng cách thuê hoặc tìm kiếm sự trợ giúp, tư vấn bên ngoài đối với những việc bạn không sành sỏi thay vì ngồi "tắc nghẽn” nhiều giờ bởi một vấn đề.
3. Hiệu chỉnh thời gian
Bước thứ hai là tìm ra thời gian uổng phí và loại bỏ điều này. Song có một cách nữa để quản lý thời gian đó là bạn có thể tái tổ chức nó.
Một khối thời gian 1 tiếng không giống như 10 khối thời gian sáu phút. Nếu bạn luôn bị gián đoạn, phân tâm bởi các cuộc gặp gỡ hay con cái, thì sẽ có rất ít công việc thực sự sẽ được hoàn thành.
Vì thế, Drucker khuyên chúng ta hàng ngày dành riêng một khoảng thời gian lớn, không gián đoán để tập trung làm những công việc ưu tiên. Ông diễn giải: "Thậm chí 1/4 ngày làm việc nếu được tổ chức thành các đơn vị thời gian lớn thường là đủ để hoàn thành những việc quan trọng".
Công việc đòi hỏi sự sáng tạo viết cao như viết lách có thể đòi hỏi khoảng thời gian "phong toả” này nhiều hơn.
Nếu bạn cố gắng thực hiện ba bước này trong một vài tuần và duy trì cách làm này đều đặn, chắc chắn bạn sẽ thấy những kết quả khác biệt đầy khích lệ về hiệu quả công việc và quỹ thời gian của mình.
Trí thức trẻ
  • Facebook
  • Chia sẻ
  •   Lưu tin
  •   Báo cáo

    Báo cáo vi phạm
     
  • Chat với bộ phận hỗ trợ khách hàng Liên hệ
Xem Thêm >>
Mọi ý kiến đóng góp cũng như thắc mắc liên quan đến thị trường bất động sản xin gửi về địa chỉ email: [email protected]; Đường dây nóng: 0942.825.711.
Tags: quan ly thoi gian, thanh cong, phuong thuc quan tri
Xem thêm »
CafeLand.vn là Network bất động sản hàng đầu Việt Nam. Cung cấp thông tin bất động sản, thông tin mới nhất thị trường nhà đất và mua bán nhà đất tại Việt Nam. Network CafeLand gồm có: CafeLand Nhà Đất, CafeLand TV, CafeLand Map, CafeLand Proptech….
Doanh nhân Xu hướng Kiến thức bất động sản Bất động sản
Phạm Nhật Vượng Cẩm nang phong thuỷ Hồ sơ mua NOXH Thị trường bất động sản
Trịnh Văn Quyết Phong thuỷ nhà chung cư Khu công nghiệp Bất động sản Hà Nội
Trần Đình Long Phong thuỷ nhà nở hậu Lãi suất vay mua NOXH 2025 Bất động sản Hồ Chí Minh
Bùi Thành Nhơn Cây trồng phong thuỷ Đấu giá quyền sử dụng đất 2025 Bất động sản Đà Nẵng
Dương Công Minh Cỏ đồng tiền Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất 2025 Bất động sản Hải Phòng
Đỗ Anh Dũng Hoa mộc hương Bồi thường thu hồi đất nông nghiệp 2025 Bất động sản Đồng Nai
Nguyễn Thị Phương Thảo Cây tài lộc Dữ liệu đất đai Bất động sản Lâm Đồng
Đoàn Nguyên Đức Phong thủy phòng khách Xử lý đất bị xây nhầm nhà Bất động sản Khánh Hòa
Huỳnh Uy Dũng Tranh phong thủy 4 bước tạo mã định danh thửa đất Bất động sản Tây Ninh
Trần Bá Dương Cây lưỡi hổ Giảm tiền sử dụng đất Bất động sản Cà Mau
Nguyễn Quốc Cường Cây hồng môn Thủ tục cấp sổ đỏ lần đầu Bất động sản Thái Nguyên
Đặng Lê Nguyên Vũ Phong thủy phòng bếp Kinh nghiệm thuê mặt bằng kinh doanh Bất động sản Hưng Yên
Trần Hùng Huy Tiểu cảnh sân vườn đẹp Kinh nghiệm thuê nhà nguyên căn Bất động sản Bắc Ninh
Nguyễn Cao Trí Cầu thang đẹp đơn giản Kinh nghiệm thuê chung cư Bất động sản Vĩnh Long
Nguyễn Đình Trung Trâu vàng phong thủy Kinh nghiệm mua đất nền Bất động sản Đắk Lắk
Đặng Thành Tâm Phong thủy phòng thờ Kinh nghiệm mua đất thổ cư Bất động sản Gia Lai
Nguyễn Trung Tín Bí quyết chọn hướng nhà Kinh nghiệm mua căn hộ chung cư Bất động sản Hà Tĩnh