Ba buổi họp cần thiết đối với mọi doanh nghiệp

Vậy thì tại sao phải họp hành quá nhiều trong một năm Dave Lavinsky, người đồng sáng lập công ty tư vấn Growthink cho rằng những cuộc họp chỉ cần thiết khi chúng liên quan đến việc đạt được mục tiêu hàng năm. Sau đây là những cuộc họp điển hình mà ông đề suất:

Cuộc họp về tầm nhìn toàn cảnh

Đội ngũ quản lý cần phải ngồi lại với nhau một năm một lần để đặt mục tiêu cho năm tiếp theo. Nếu bạn không có một đội ngũ quản lý đúng nghĩa, thì những người có chức năng quan trọng trong công ty như trưởng bộ phận marketing và sản xuất… phải tham gia buổi họp này. Thông thường, có ít nhất 7 người tham gia buổi họp này.

Những mục tiêu đặt ra bao gồm: Số liệu tài chính cho doanh thu và lợi nhuận ròng mà bạn muốn đạt được, các số liệu này cũng phải bao gồm các mục tiêu liên quan đến tài sản công ty, chẳng hạn như khách hàng mới, các sản phẩm mới, tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới. Nếu không xác định các mục tiêu như vậy, bạn sẽ khó đạt được thành công.

Thực hiện buổi họp này đơn giản hơn những gì bạn nghĩ. Bạn có thể bắt đầu bằng câu hỏi: Các bạn muốn công ty của chúng sẽ như thế nào trong một năm nữa? Hãy dùng câu hỏi này để có được sự đồng thuận về số liệu tài chính và mục tiêu hàng năm. Sau đó, hãy cùng bàn tính với mọi người để quyết định được điều gì cần phải làm để đạt được các mục tiêu này.

Cuộc họp mục tiêu hàng tháng

Bí quyết để đạt được mục tiêu năm là chia nhỏ nó ra thành các mục tiêu tháng để có thể đạt được.

Hãy họp với đội ngũ của mình và đầu mỗi tháng. Bên cạnh đó, bạn nên bắt đầu buổi họp bằng cách tóm tắt lại chi tiết của tháng trước trong vòng 15 phút. Trong đó bao gồm kết quả của công ty, đã được hay vượt quá mục tiêu, nếu không đạt thì cần phải làm gì để tháng sau tốt hơn.

Trong lúc thảo luận về kết quả tháng trước, bạn nên để cho mỗi nhân viên chủ chốt 5 phút để báo cáo mục tiêu mà chính họ đặt ra cho tháng đó. Họ đã đạt được mục tiêu nào và không đạt được mục tiêu nào? Tại sao?

Cuối cùng, hãy đặt ra những mục tiêu chung cho tháng này. Bạn nên dành 15 để thảo luận điều mà cả công ty có thể cùng nhau đạt được. Vào cuối buổi họp, mỗi thành viên cần có khoảng 1 phút để trình bày ít nhất một mục tiêu của riêng mình cần đạt được trong tháng này.

Giả sử buổi họp có 7 thành viên tham gia, nếu ban theo đúng thời gian biểu như trên, thì cuộc họp chỉ kéo dài 1 giờ 15 phút.

Cần có một người ghi chú lại những gì bạn chia sẽ với mọi người trong buổi họp. Sau buổi họp, mỗi thành viên cần phải xác định được từ 5 đến 7 mục tiêu cụ thể mà họ phải đạt được trong tháng này. Hơn nữa, mỗi người cần phải công khai và đăng tải mục tiêu của mình lên mạng của công ty, thông qua các công cụ trực tuyến tương tự Google Docs, để mọi người có thể thấy chúng.

Xem lại giữa tháng

Thứ ba là cuộc họp giữa tháng. Trong cuộc họp này, mỗi nhân viên cần trình bày quá trình thực hiện 5 đến 7 mục tiêu cụ thể hàng tháng của họ. Điều quan trọng là nếu bất cứ mục tiêu nào trông có vẻ như không thể hoàn thành được, bạn nên yêu cầu mọi người cùng nghĩ cách giải quyết nó. Bên cạnh đó, cuộc họp này phải thảo luận xem về tổng thể, công ty đang hoạt động như thế nào, có đang đi đúng đường để hoàn thành các kế hoạch tháng không. Nếu không, mọi người phải tìm cách để trở lại đúng lộ trình. Thời lượng buổi họp này cũng nên xấp xỉ 1 giờ 15 phút.

Hầu hết các chủ doanh nghiệp thường đợi đến cuối tháng mới xem xét các kết quả có khả quan không. Do đó, cuộc họp vào giữa tháng sẽ cho bạn cái nhìn sâu sắc kịp thời về việc công ty có đang làm tốt hay không, nhờ đó, bạn có thể có hành động đúng lúc khi cần thiết.

Mọi nhân viên đều ghét các buổi họp vì chúng chẳng liên quan gì đến họ và còn rất nhàm chán. Tuy nhiên, họ thường hưởng ứng các cuộc họp nói trên vì được quyền phát biểu và có thể điều chỉnh và tham gia thiết lập chiến lược cũng như mục tiêu của công ty. Kết quả là tinh thần và năng suất làm việc sẽ tăng đáng kể.